Lunes por la mañana. Se enfrenta a un escritorio lleno de papeles pendientes. El teléfono suena sin parar. En la computadora tiene 215 correos por contestar. La junta con el personal es en 20 minutos y el café se le acaba de derramar sobre un folder marcado “¡urgente!”.
Voltea a ver el reloj y se siente asfixiado por todo aquello que exige su tiempo y atención. Lo rodean proyectos en espera de ser trabajados o archivados. En su mente escucha la frase de su amiga que se le quedó grabada: “Rodéate sólo de cosas que sean útiles, bellas o que ames”.
Con frustración recuerda que su propósito de este año, es precisamente este: ¡Ser más ordenado y tener sólo lo necesario!, pero “algo” siempre se atraviesa en el camino. En el día, llega a tiempo a la junta, consigue lo que quiere y resuelve exitosamente las situaciones que se le presentan. Sin embargo, de regreso a casa, piensa ¿Cómo es que siempre termino abarrotado de tantos papeles y cosas?
Este tipo de situaciones nos provocan un gran estrés que en el momento no sabemos reconocer. Pero no se preocupe, como éste es mi diario sentir, me propuse buscar un método que me ayudara a organizarme. Comparto con usted lo que aprendí de Bárbara Hemphill, en su libro “Taming the Paper Tiger”.
Hay cuatro clases diferentes de desorden, cada una con su estrategia para solucionarse.
1.- El desorden situacional: Este surge usualmente cuando trabajamos en un proyecto específico, el cual genera un revoltijo temporal, una junta, una crisis, una fecha de cierre, un reporte anual o una nueva iniciativa.
Esto es natural, es parte del trabajo y de la vida cada vez más compleja y acelerada que llevamos. Para que éste desorden situacional no cause estrés, hay que reconocer que es temporal y ponernos una fecha límite para cuando todo deba estar ya alzado en su lugar. Esto nos permite enfocar nuestra atención tranquilamente a otras cosas.
Así mismo, cuando salimos de vacaciones, es bueno planear un día sin citas, para acabar de llegar y ordenarnos física y mentalmente.
2.- El desorden acumulado: Entre más años tenemos trabajando en la misma oficina o viviendo en la misma casa, más papeles y cosas acumulamos. Con frecuencia, este desorden ya forma parte del inmobiliario porque se queda en el abandono absoluto, y ya ni lo notamos.
A veces hacer limpia de esto, se parece a una excavación arqueológica. Encontramos papeles guardados por años que ya a nadie le interesan.
Para terminar con el desorden acumulado, pongámonos una fecha de inicio y de cierre que sea realista, para arreglar cada área o cajón. Si es posible hagámonos de manos que nos ayuden a esta tarea.
3.- El desorden inminente: Este es parte normal del trabajo diario. Son todos aquellos papeles que permanecen apilados en espera de decidir dónde acomodarlos. Es una especie de pre-desorden. Correo por abrir, material que sobró de algún proyecto, etc. Y como el desorden es muy contagioso, -así como lo es el orden- no conviene dejar que las pilas aumenten.
Para impedir que el pre desorden se cumpla, en el momento que tengamos un papel en la mano, resolvamos su destino. De acuerdo a Hempphill, cada papel debe pasar una sola vez por nuestras manos. Organicémonos de tal forma en que cada cosa tenga un lugar asignado. Y una vez a la semana, hagamos limpia del escritorio.
4.- El desorden invitado: Este es el más invisible de todos, por ende el más peligroso. Lo generamos sin darnos cuenta al ser parte de una sociedad. Hay cosas que invitamos a entrar a nuestras casas sin considerar si en realidad nos sirven o son indispensables. Por ejemplo revistas que ya no leemos, catálogos, promociones, material del último congreso que asistimos, pequeños regalitos de quienes saben que nos gusta el golf o las vacas, etc.
Para acabar con él, sin piedad, cancelemos suscripciones, pidamos nos quiten de listas de correo y anunciemos tener completa la colección de vacas.
Una vez que identificamos el tipo de desorden y decidimos cómo deshacernos de él, la sensación de alivio al ordenar o deshacernos de todo lo inservible es ¡indescriptible! Materialmente nos quitamos un peso de encima. Lo invito a hacerlo ¡hoy! Y rodearnos sólo de cosas que sean útiles, bellas o que ame.