Querida Secretaria:
¿Está tu jefe dotado como orador? ¿Es reconocido como un buen orador ?orador oficial? ¿Se le invita a que tome la palabra en reuniones de clubes de servicio, cámaras empresariales y otras organizaciones? O quizá, tan sólo se presente ante un auditorio de vez en cuando, pero sí tiene que notificar al personal de los cambios en las políticas de la empresa o dirigir algunas palabras en la clausura de un seminario. Cualquiera que sea la ocasión es muy probable que solicite tu ayuda, ya sea reuniendo información para su disertación e imprimiéndola. Aquí están algunas sugerencias para facilitar tu trabajo:
*Da un seguimiento a la invitación que se le ha hecho. Una vez que tu jefe ha aceptado el compromiso, debes conocer cuál es el tópico de su plática y qué tanto tiempo le será asignado. Una vez que él esté enterado de estos dos puntos, entonces ya podrá empezar a redactar su disertación.
*Localiza cualquier material de soporte por medio del Internet. Consulta la carpeta apropiada que contenga referencias apropiadas sobre pláticas anteriores. Con los datos pertinentes podrás redactar tu primer borrador.
*Teclea cuidadosamente una primera copia poniendo la fecha en cada hoja. Es mejor que uses doble o triple espacio para que haya sitio suficiente para insertar los cambios o anotaciones.
*Coteja cuidadosamente datos especiales, en particular cuando se trate de números o material muy técnico. Si no lo haces, es muy probable que repitas los errores una y otra vez.
*Cuando edites este borrador toma en cuenta la personalidad de tu jefe y sus hábitos. Si él generalmente lee su material textualmente tienes que asegurarse que la redacción sea impecable. Por otra parte, si él se apoya en ciertos datos clave escritos en tarjetas, puedes ser más liberal.
*Enfatiza los tópicos importantes del discurso. Usa mayúscula para las palabras y frases que debes recalcar.
*Decide cómo vas a imprimir el producto terminado. Si el discurso es corto ?de 15 a 20 minutos? usa tarjetas, se ve más profesional. Pero si va a durar más de media hora, imprímelo en hojas de papel bond. Pocas cosas indican más torpeza que un orador haciendo malabares con 30 tarjetas o más y aún peor recogiéndolas del piso del foro.
*Revisa la copia final con cuidado. Asegúrate que no tenga ningún error. Coteja esta versión con tu copia. Si tu jefe tiene tiempo, podría leer la copia final en voz alta, así que tú lo vas siguiendo con tu copia.
*Guarda una copia del discurso en una carpeta especial que abras en tu computadora.
El rol que tú juegas al ayudar a tu jefe en la redacción de sus discursos, pláticas o conferencias, es similar al de un editor. Tú debes ser lo suficientemente objetiva para juzgar un trabajo desapasionadamente, pero sí comprometida.
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