Querida secretaria:
Maneja tu trabajo de recepción con inteligencia
Si es posible programa las citas de tu jefe en un período de tiempo, para que así él cuente con espacios libres para dedicarlos a atender a satisfacción sus pendientes sin ser interrumpido por los visitantes.
Organiza a tu jefe para sus citas
Una manera de lograr que la gente sea atendida y salga rápidamente de la oficina es estando segura de tener toda la información que se requiere para cada cita. Se trata de obtener de antemano los datos que se refieren al asunto a tratar; de esta manera tu jefe podrá familiarizarse con el tema de referencia.
Sé una buena vigilante
Si una persona parece alargar el tiempo de su visita mientras que otros están esperando ser recibidos, con frecuencia es preciso que la secretaria intervenga. Ella simplemente entra en la oficina de su jefe y con mucho tacto le dice que hay alguien esperándolo. Otras secretarias prefieren usar el teléfono.
Espera lo inesperado
Casi todas las oficinas tienen su cuota de imprevistos respecto a los visitantes. Lo más probable es que tu jefe haya hecho una cita en lo personal y se le haya pasado informarte. Cuando esto sucede es muy probable que un visitante cuando menos sea atendido con retraso. Si alguien que tenga que esperar externa su molestia, tú puedes sugerirle que lo atienda otro ejecutivo. Si un visitante se incomoda, no te inquietes. Permanece tranquila y tómalo como algo rutinario. Sé cortés. Recuerda que estás ahí para atender a los visitantes lo mismo que a tu jefe.
Conoce el propósito de la visita
En algunos casos, la persona que solicita ver a tu jefe debería en realidad dirigirse a otro ejecutivo en la oficina. Así que cuando alguien pide una cita o llega inesperadamente, se recomienda que explique el motivo de su visita.
Quizá tu no recibes muchos visitantes a diario, pero sí, ocasionalmente, hay personas que desean ver a tu jefe. ¿Existe algún acuerdo entre tu jefe y tú respecto a cómo atenderlo? Para averiguarlo hazte estas preguntas:
-¿Para qué personas está tu jefe siempre disponible?
-¿A qué personas está dispuesto a recibir si su horario se lo permite?
-¿A qué visitantes desea que tú atiendas?
-Tienen alguna señal pre acordada para dar por terminada una visita?
Si no estás segura de poder contestar a alguna de estas preguntas, ten una plática con tu jefe para decidir cómo quiere que manejes estas situaciones.
Envíanos tus comentarios a: ins.ma.cristina@coahuila.com