Querida Secretaria:
Multiplica tus oportunidades de éxito
La habilidad para delegar efectivamente es esencial para la prosperidad de cualquier organización. Pero más que eso, señala también a una asistente como un prospecto sobresaliente para ocupar puestos de más responsabilidad. Algunos expertos opinan que la ineptitud para delegar es una de las principales razones del fracaso de muchos funcionarios.
Tú no eres una funcionaria, pero puedes ser una supervisora o una aspirante a serlo. Y si te encuentras al frente de un buen número de empleados o te encargas del personal que trabaja temporalmente, tu éxito o fracaso dependerá de que descargues algunas de tus responsabilidades de rutina en otros que puedan hacerlo. Aun ahora, como asistente, deberías estar delegando algo de tu propio trabajo en alguna otra secretaria de reciente ingreso. Aquí están algunas razones:
El delegar ahorra dinero
Una asistente de alto nivel no dedica su tiempo a tareas fáciles, rutinarias. Éstas las puede llevar a cabo una empleada de otro nivel.
El delegar demuestra un potencial de liderazgo
El delegar no es un boleto para una persona floja con destino a Shangrila, ni le da carta blanca para pasar las tareas tediosas a una desafortunada subordinada. Olvídate de ello. Por el contrario, esto demuestra que una asistente sabe cuándo es hora de dividir sus tareas con otros que pueden aprender a hacerlas con eficiencia y responsabilidad. Lo que es más, la que delega puede emplear el tiempo que gana para encargarse de algún trabajo de su jefe que haya pospuesto y no sea necesario que él mismo lo atienda.
El delegar también muestra que la asistente se preocupa por los intereses primordiales de su departamento –que se esfuerza en preparar a alguien que se encargue de su trabajo cuando esté de vacaciones o incapacitada. También, es probable, que el no delegar puede frenar su carrera. Muchos jefes de excelentes secretarias no se deciden a promoverlas porque ellas no han entrenado a alguien que pueda ocupar su lugar y por ello se hacen indispensables donde están.
El delegar desarrolla el talento de una subordinada
Muchas asistentes supervisoras se abstienen de entrenar a su gente, por miedo a futuras competencias. Por tanto, ellas mismas se encargan de muchas de las tareas rutinarias que podían ser delegadas además de sus deberes principales: planear, revisar y tomar decisiones. Mientras tanto, las subordinadas reciben el mensaje –o que el jefe no tiene confianza en ellas o que la asistente está tratando de detenerlas. Es muy probable que en esta situación la iniciativa y el buen espíritu se debiliten y el departamento nunca sobresalga.
La asistente inteligente, por otra parte, tiene un comportamiento más altruista. Ella anima a su personal a superarse delegándoles progresivamente más trabajos difíciles. Ella sabe que un aumento en la confianza propia y competencia de sus subordinados será un beneficio tanto de ellos como personal.