Aunque parezca obvio, en muchas ocasiones desconocemos los documentos con los que una sociedad mercantil debe contar siempre, como son:
1.- Registro de actas: debe contener el record de asambleas celebradas por los accionistas o socios; en todo caso aquí se contienen las transcripciones de los acuerdos a que se lleguen:
La ley General de Sociedades Mercantiles establece que aquellas actas que no se transcriban, deberán protocolizarse ante notario público.
De cada asamblea se debe levantar el acta respectiva, función ejercida por el secretario, y en la sociedad deben quedar resguardados los siguientes documentos, sobre todo para efectos de necesitar formalización posterior:
1.1.- Acta debidamente firmada por quienes se mencione (principalmente Presidente, Secretario y Comisarios que acudieron).
1.2.- La publicación de la convocatoria correspondiente.
1.3.- La lista de asistencia debidamente firmada.
1.4.- El acta de escrutinio debidamente firmada por los escrutadores designados en la asamblea.
1.5.- Los documentos desahogados según el orden del día.
2.- Registro de accionistas o socios: aquí debe llevarse el record de los titulares, transmisiones de acciones o partes sociales; emisiones, cancelaciones, etcétera, este registro debe ir firmado por el secretario de la sociedad o el administrador único, en su caso.
3.- Registro de variaciones de capital (para sociedades de capital variable): se debe inscribir los aumentos, disminuciones y cancelaciones de capital; en este registro debe quedar claro en que parte del capital esta hecha la operación respectiva y debe ir firmado por el secretario de la sociedad o el administrador Único.
4.- Registro de acciones (o de inversiones en acciones): se inscriben las participaciones de la sociedad como inversionista en el capital de otras sociedades.
5.- Primer testimonio de la escritura constitutiva y copias certificadas e todas las escrituras de la sociedad, incluyendo poderes de representantes legales.
6.- Copias simples de los títulos de acciones que se vayan emitiendo por la sociedad; así como, en caso de canje, cancelación o sustitución de titulo; la sociedad debe resguardar los originales con el sello de cancelación respectivo.
7.- Originales de los títulos de acciones cuyo titular sea la sociedad.
8.- Originales de los cupones de acciones contra los que se hubieran pagado dividendos.
9.- Copias de las cartas de certificación de pago de los aumentos de capital.
Estos documentos duden resultar relevantes en caso de revisiones de parte de autoridades, sobre todo fiscales; así como para acudir a asambleas, ya que los escrutadores deben revisar los certificados o títulos de acciones correspondientes.
También cuando se realizan enajenaciones de acciones, para determinar el valor de las acciones se verifican los registros se asambleas, variaciones de capital y accionista.
En este mismo sentido también porque la Ley de Títulos y Operaciones de crédito conjuntamente con la Ley General de Sociedades Mercantiles establecen que se reconoce la titularidad de acciones a aquella persona que posea físicamente el titulo de acciones y que se encuentre debidamente inscrita en el registro de accionistas de la sociedad.
Asimismo, el ?comprobante? de adquisición de acciones serán los contratos y los títulos debidamente endosados en propiedad.
Igualmente, para fincar garantía sobre acciones debe verificarse el endoso en prenda del titulo y asentar esto en el libro respectivo.
Debido a este principio se vuelven de vital importancia los registros en cuanto hay fallecimiento de alguno de los accionistas, para reconocer a los sucesores de forma más rápida, efectiva y segura.