Querida Secretaria:
Tú no puedes prever las interrupciones, pero sí puedes controlar su duración. Estudios en comunicaciones rebelan que una llamada promedio que no se ha planeado toma casi 11 minutos. En contraste, la llamada que ha sido bosquejada dura unos siete minutos. Así pues sería en beneficio de ambas partes planear esas llamadas.
*Considera este saludo al que llama: ?¡Hola, Sr. Ruiz!, ¿cómo está usted??. Es una invitación abierta para una visita por teléfono. El que llama se sentirá obligado a contestar con una breve charla. Sin embargo, sería muy probable que vaya al grano, si le dices: ?¡Hola, Sr. Tovar!, ¿en qué puedo ayudarlo??.
*Dile a los visitantes que cuentas con pocos minutos. Con gentileza anímalos que traten su asunto luego. Ten un reloj de pared enfrente a tu escritorio y échale miradas con frecuencia. Entre más consciente esté la gente del tiempo, más lo respetará.
*Cuando alguien llegue a verte no te quedes sentada. Párate y ve al visitante a los ojos y pregúntale: ?¿En qué puedo ayudarlo??. A no ser que la visita vaya a prolongarse puedes sentarte, pero si no es así, continúa parada mientras hablan. Tu visitante probablemente entienda tu mensaje y se apresure a pasar su información. Entonces podrás continuar con tu propio trabajo.
*Entrena a tu gente a ordenar sus ideas antes de venir a hablar contigo. Pídeles que especifiquen exactamente lo que quieren que hagas. Con frecuencia resolverán sus problemas ellos mismos, cuando se vean forzados a especificarlos.
*Ve a las oficinas de otros cuando necesiten verte. Los harás sentirse bien y tú adquirirás más control. Es más fácil salir de la oficina de otros que hacerlos salir de la tuya.
Para agregar claridad a tus tratos con las personas, es necesario evitar el uso de redundancias. Éstas ocurren cuando ciertas palabras empleadas son innecesarias para el sentido de una oración porque repiten la idea ya expresada por otra palabra. Algunas personas piensan que esto agrega énfasis, cuando en realidad causan confusión.
Evita emplear estas redundancias comunes (las palabras en paréntesis indican la forma preferida):
Telepatía mental (telepatía).
Completamente lleno (lleno).
Exactamente el mismo (el mismo).
Innovación nueva (innovación).
Regalo gratis (regalo).
Pasada experiencia (experiencia).
Muchos en número (muchos).
Finalmente sé creativa. Un ejecutivo mandó cortar cinco cms. las patas delanteras de las sillas de sus visitantes para que la incomodidad los haga abreviar su visita.
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