¿Cómo manejar
el correo electrónico
eficientemente?
Uno de los problemas de los administradores de sitios web y de todos los usuarios activos de la Red es lidiar con todos los correos que recibimos de los visitantes de nuestras páginas, los correos de amigos o conocidos, alguno que otro mensaje informativo con consejos de algún tema determinado al que casualmente nos suscribimos y lastimosamente el ?spam? o junk mail.
Así que esta semana veremos algunos consejos y tips para poder lidiar con grandes cantidades de mensajes y el ?spam?.
Lo primero que hay que hacer es conseguir una aplicación reciente que se encargue de administrar nuestro correo. Existen varias opciones como el Eudora Pro, Pegasus Mail, Netscape Messanger y Outlook Express de Microsoft entre otros.
Las primeras dos opciones son comerciales y las ultimas dos pueden adquirirse gratuitamente con los Navegadores Netscape Comunicator y Explorer.
En todo programa de correo se debe buscar la opción de manejar múltiples cuentas de correo, así como filtros para ayudar con la tarea de organización de los mensajes.
Y bueno, para empezar tenemos que aprender a manejar correctamente las cuentas de correo para poder leer y responder eficientemente a los mensajes fijándose prioridades. A continuación algunos consejos que pueden ser útiles:
* Si se tiene un sitio de Internet popular, los visitantes enviarán mensajes de vez en cuando con preguntas similares o simplemente enviando felicitaciones. Para mejorar la administración de estos mensajes es recomendable crear algunos mensajes en una carpeta especial con respuestas posibles para luego solo copiar, pegar y responder. También es posible crear mensajes y guardarlos para solo remplazar la dirección y enviar.
* Otro consejo muy útil que permitirá automatizar y agilizar las cosas es crear filtros que clasifiquen los mensajes por titulo o por Mandatario y que los dividan en carpetas para luego poder contestar mensajes únicamente por tema.
* En el caso de usar una cuenta Dial-up (por teléfono) en casa para conectarse y utilizar el e-mail es recomendable bajar el correo y luego desconectarse. Así sin utilizar la Internet se pueden leer todos los mensajes y darles respuesta para luego ya enviar las respuestas al conectarse nuevamente.
* Si se tiene alguna que otra suscripción a Newsletters o boletines de información de diferente tema es recomendable crear carpetas y filtros para ordenar estos mensajes y poder mantenerlos clasificados y ordenados.
* En caso de dejar un mensaje para responderlo luego, hay que marcarlo para diferenciarlos de los demás. Esto puede hacerse ya sea con banderas (algunos programas tienen esta opción) o marcándolo como no leído. Esto evitará que deje a algún amigo o visitante esperando por su respuesta. Otra alternativa podría ser la de crear una carpeta llamada ?Responder? o algo por el estilo donde pueden colocarse estos mensajes hasta que hayan sido atendidos.
* También asegúrese de crear una carpeta con un nombre como ?Útil? o ?Importante? para almacenar mensajes de suma importancia, como confirmaciones de alguna suscripción a algún sitio o lista de correo pues estos mensajes le serán de suma utilidad en el futuro.
* Si hay disponibilidad de crear varias cuentas de e-mail que envíen inmediatamente los mensajes a otra cuenta determinada (Email Forwading), es recomendable crear varias cuentas de correo para cada sitio y así permitir manejar mejor los mensajes.
?Spam?
Pero eso no es todo, aparte de estos consejos, también tocaremos otro tema muy importante que hay que saber manejar para sobrevivir con una cuenta activa de Internet: el ?spam? o junk mail responsable de llenar casilleros y desorganizar los mensajes, así como una perdida de tiempo en la descarga de mensajes y en leerlos.
Para ayudar con este dolor de cabeza, he aquí algunos consejos:
* Por cada mensaje de ?spam? repetido es recomendable crear filtros que los eliminen del servidor y eviten que entren a nuestros casilleros y gasten tiempo de descargarlos.
* Hay que tener precaución pues últimamente hay algunos mensajes que incluyen al final una línea que dice que el mensaje está de acuerdo a los estatutos de leyes ?spam?, específicamente de la sección 301. Pero sucede que estas leyes ni siquiera han sido aprobadas por el simple hecho de que la Internet es un servicio mundial y hasta el momento no ha podido ser regulado por ningún gobierno u organización.
* Otra cosa muy importante es verificar la procedencia de los mensajes que incluyen un mensaje que dice que simplemente con responder remove o unsuscribe en el cuerpo del mensaje se dejará de recibir estos mensajes, ya que muchos ?spammers? (gente que se gana la vida enviando estos correos) simplemente se dan cuenta que tienen otra cuenta activa y la utilizan para enviar mas mensajes y entonces los resultados serán inversos, pues en lugar de dejar de recibir mensajes, se recibirán inclusive más. Hay que tomar cuenta que los mensajes a los que si se les puede responder con remove o unsuscribe están bien identificados de las personas o empresas que los envían y a veces tienen inclusive una página para realizar el tramite.
* Como consejo final, es recomendable tener algunas cuentas de e-mail gratuitas para suscribirse a Newsletters o boletines y otros servicios sospechosos que podrían dar problemas de SPAM. De esta forma si se llega a ser víctima de abuso, únicamente hay que cancelar la cuenta de e-mail y listo.
