Querida Secretaria:
La comunicación efectiva promueve las relaciones y ayuda al personal a trabajar juntos con éxito. Para identificar las barreras de una buena comunicación en la oficina, es necesario aprovechar al máximo el potencial que genera el trabajar en equipo y movilizar a la gente difícil.
CÓMO ENERGETIZAR LA COMUNICACIÓN
Los jefes deben tener actitudes y acercamientos positivos para promover una comunicación efectiva entre los miembros de su equipo. El comportamiento que es respaldado por una buena comunicación, incluye mostrar interés en las personas y reconocer la contribución que cada miembro del equipo aporta. Deben tomarse el tiempo que se requiera para explicarles a todos por qué suceden las cosas y compartir con ellos la información.
Los mensajes que se envían deben ser claros y hacerlos llegar por el mejor medio de transmisión para que sean captados con precisión por quienes los reciben. Creando una atmósfera positiva propiciará la discusión abierta, generará energía, evitará los malos entendidos, ahorrará esfuerzos y establecerá relaciones de trabajo que respalden y recompensen.
CUÁNDO SE COMPARTE LA INFORMACIÓN
Es indispensable cotejar la información que circula para asegurarse que sea correcta; decidir quiénes deben recibir la información; escoger el método de transmisión; practicar un seguimiento; ratificar si la comunicación fue recibida y asimilada. Ten presente que cuando los mensajes pasan por una larga cadena de personas, éstos pueden distorsionarse.
DESARROLLO DE UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA
Es muy recomendable tomar en cuenta los canales de la comunicación dentro y fuera del equipo, ya que los mensajes deben pasarse a todos. Cualquier miembro del equipo que quede excluido de la información vital, puede causar problemas y obstruir el buen manejo de los asuntos. Las personas difíciles algunas veces sabotean la buena marcha de la administración pasando información equivocada o retrasando la acción.
Cualquier miembro del personal con un comportamiento negativo, si se lo propone, rápidamente desmoraliza al equipo. Si prevalece esta situación, algunos miembros del personal se relegan, otros no se escuchan entre sí y como resultado, el equipo se desmotiva y pierde su eficiencia.
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