Querida Secretaria:
Cada jefe tiene su propia y muy especial manera de hacer las cosas y tú desde un principio tomaste nota de sus gustos. Posiblemente él tiene sus particularidades que con toda delicadeza respetas, no importa lo extravagantes que éstas parezcan.
Sin embargo, hay algo que irrita a la mayoría de los jefes, y es cuando se trata de las interrupciones: llamadas, visitantes, juntas y conferencias; por supuesto éstas no son provocadas por ti ?pero sí puedes ayudarlo siendo muy considerada con su tiempo en todos tus tratos con él. Aunque te sientes con toda paciencia a escuchar una de sus historias, vas a notar de inmediato su impaciencia cuando tú eres la que la cuentas. Es por eso que tus conversaciones respecto al trabajo deben ser tan breves como sea posible. Te ayudaría mucho el preparar una lista de los asuntos que tienes que tratar. Esto te permitirá desahogar los pendientes en una rápida sesión y eliminar las interrupciones frecuentes.
La asistente prudente trata de evitarle distracciones a su jefe procurando no entrar constantemente a su privado. Sé discreta y no llames la atención con tu presencia. Cuando alguien está intentando concentrarse, tales ruidos como dando portazos, cerrando cajones de golpe, pueden ser exasperantes. Otras perturbaciones: pláticas en voz alta, cantando o tarareando, pisadas fuertes, radios prendidos... cuando te está dando instrucciones, evita estar columpiando una pierna, jugando con collares o pulseras, enredando en los dedos tu pelo o cualquier otro movimiento que lo perturbe. Aburrimiento obvio, o una actitud de superioridad implican una descortesía.
Tú no puedes fallar si recuerdas que fuiste contratada para ayudar a tu jefe a hacer un buen trabajo. Sus ideas acerca de los métodos que él emplea no pueden coincidir con las tuyas, pero ya que él es quien mueve la mano que columpia tu futuro, sus ideas son las que cuentan.
La excepción al consejo anterior es en el caso de que tu jefe no esté consciente de que está saboteando tu eficiencia, cuando involuntariamente deja decisiones importantes o trabajos urgentes hasta casi la hora de salida. Si ésta es su costumbre, debes tener una plática con él y con mucho tacto exponerle que cuando debes apresurar un trabajo o un asunto importante, no tienes tiempo para hacer un chequeo cuidadoso y para detectar algún error. Cuando él se dé cuenta de la atención especial que requieren estos asuntos, con gusto arreglará tu horario.
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