Empleados, principales defraudadores de Pymes

La mayoría de los fraudes en las empresas se da por exceso de confianza.

MÉXICO, DF.- Aproximadamente el 80 por ciento de los fraudes son cometidos por empleados de las propias empresas. Cuando se trata de pequeñas y medianas empresas (Pymes) la pérdida se da, en la mayoría de los casos, por exceso de confianza en el personal. "Normalmente tienes a una persona que es la que corre los procesos, puede ser la secretaria o el administrador que trabaja con el dueño mucho tiempo y a través de ese tiempo hay abuso de confianza, conocen todos los movimientos y la información se consolida en una misma computadora", asegura Octavio Domínguez, director comercial de la firma Iron Mountain.

Domínguez explica que el sabotaje es la acción premeditada de un individuo, "que no está conforme, está dolido o que recibió un dinero por hacer ese trabajo", o un grupo, que genera daños en el patrimonio o información de la empresa.

Ernst & Young apunta que el 80 por ciento de los fraudes en las empresas son cometidos por empleados pues conocen cómo opera y cuáles son las deficiencias en los sistemas de control.

Asimismo la consultora realizó el año pasado una encuesta a 500 empresas (60 por ciento mexicanas y 40 por ciento internacionales) y encontró que más del 90 por ciento aceptaron haber sufrido o están sufriendo algún tipo de fraude, pero sin conocer los detalles, como quién cometió el ilícito.

KPMG realizó un estudio con base en 360 casos alrededor del mundo y descubrió que la primera causa de fraudes en las empresas es por avaricia de los empleados (47 por ciento), seguido por los inexistentes o deficientes mecanismos de control y rendición de cuentas por parte de las empresas afectadas.

De acuerdo con Domínguez, quien comete el fraude puede robar información valiosa que está en papeles o en medios electrónicos. Este último es hoy en día el más común (entre el 60 y 70 por ciento de los casos), puede ser por medio de correos electrónicos, guardar la información en un USB o CD o por canales abiertos como foros y chats. "Se contactan con gente del exterior, es un canal abierto, te envían un archivo ejecutable por medio del chat que contamina los archivos o la red de la empresa".

Por otro lado, el directivo señala que en el caso de documentos físicos, el sabotaje se da porque los empleados tienen acceso a los centros de archivo o a los lugares donde están los documentos.

Según Domínguez, para las empresas es difícil aceptar que fueron víctimas de algún defraudador, por lo mismo, es difícil que hablen acerca del tipo de información que fue robada.

La consultora Deloitte estima que en México nueve de cada 10 compañías presentan irregularidades vinculadas con el robo, fraude o abuso de confianza y cerca del 60 por ciento son afectadas por delitos patrimoniales.

La consultora IDC indica que el 60 por ciento de las Pymes están preocupadas por la pérdida de información, sin embargo, más del 68 por ciento confiesa que no ha hecho nada por hacer un respaldo de su información.

Al respecto, Domínguez expone que las empresas deben hacer dos tipos de respaldo: una copia en caso de fallas (como el corte de corriente eléctrica) y otra para situaciones inesperadas (como terremotos o inundaciones), que debe estar fuera de las instalaciones.

Recomienda que las empresas generen políticas o procedimientos de seguridad para acceder a la información como:

—Tener cámaras de monitoreo y vigilar a todas las personas que acceden a la información.

—Usar sistemas biométricos (por ejemplo, con huella digital) para acceder a las áreas restringidas.

—Definir los horarios en los cuales puede entrar el personal.

—Al trasladar la información en medios electrónicos, debe estar encriptada, de esta forma si cae en manos de extraños no puedan descifrarla.

En particular a las Pymes les sugiere siempre proteger las computadoras con antivirus, que todas las personas autorizadas tengan clave de acceso (passwords), así como tener una política o cultura de respaldo diario de información como puede ser en CD.

En contraste, el ejecutivo señala que también hay cuestiones que no se deben guardar, como copias fotostáticas, copias de copias, impresiones de correos electrónicos y folletos de mercadotecnia.

Además los documentos deben guardarse según lo que marquen las leyes o las políticas de la corporación.

El mensaje final del entrevistado es que cada vez la información se vuelve más relevante para la toma de decisiones, por lo que es necesario protegerla y resguardarla para evitar fraudes, multas que puedan generarse por no haber respaldado e inclusive el cierre del negocio.

En resumen...

*Iron Mountain provee servicios de administración, custodia y resguardo de información física y medios electrónicos.

*Cuentan con centros de archivos, que en promedio son de 5 mil metros cuadrados por 18 metros de altura, mismos que puede guardar hasta 800 mil cajas de archivo.

*Tiene bóvedas para guardar respaldos magnéticos en Monterrey y Toluca.

*Otros servicios que ofrece son: la digitalización de documentos y el respaldo de información vía Internet.

*Menos del 5 por ciento de las Pymes tienen la práctica del respaldo de información.

*El costo por custodia y administración va desde los cinco pesos por una caja de archivo, (lo que se debe multiplicar por el número de cajas de una empresa).

*Sacar un archivo de la empresa permite ocupar ese espacio para otras actividades más importantes en el negocio.

*Realiza una depuración al sacar un archivo, lo que permite reducir mínimo un 20% las cajas

Fuente: Octavio Domínguez, Iron Mountain

Más franquicias

Debido a que las franquicias llegaron a México para quedarse, este sector prevé que 90 por ciento de las empresas en el país pertenezcan a este modelo de negocio en el año 2020.

Para el autor del libro "Escogiendo la franquicia perfecta", Oscar Aragón Castañeda, las franquicias representan un sector en crecimiento y un modelo de negocios en México que llegó para establecerse definitivamente.

El especialista en el tema aclaró que aunque hay giros que llegaron a un punto de saturación, como el de alimentos, existen otros en crecimiento como el de la tecnología y los servicios.

"El sector franquicias en México aún sigue en crecimiento y en camino hacia la maduración, por lo que en los próximos años se pueden esperar inversiones importantes para este modelo", aseveró el también director de la consultoría "Franquicia en línea".

Refirió que de acuerdo con los objetivos del Programa Nacional de Franquicias, el gobierno federal pretende que nueve de cada diez negocios en México sean franquicia a finales del próximo sexenio.

Esto significa, precisó Aragón Castañeda, que 90 por ciento de las empresas en el país emanará del modelo de negocios de las franquicias para principios de 2020 y serán puntos de venta con capacidad de subsistencia por lo menos al quinto año.

Respecto al texto, dirigido a la comunidad emprendedora y potenciales inversionistas en el sector, el autor dijo que constituye una herramienta para que el inversionista elija la franquicia apropiada a sus habilidades y capacidades.

El libro será comercializado vía electrónica, a través de la página www.lafranquiciaperfecta.com.