Querida Secretaria:
La mejor manera de llevar a cabo una tarea es no pensar en su conclusión y comenzar lógicamente por el principio.
Pregúntate: “¿Cuál es la manera más sencilla de hacer este trabajo?”. Al mismo tiempo piensa que aún tomando en cuenta los pros y los contras de los diferentes métodos, no puedes estar plenamente segura de los resultados.
Usualmente hay métodos cuyas regulaciones o instrucciones, explicadas claramente, facilitan el proceso. Para perfeccionar o simplificar un trabajo es necesario seguir paso a paso las indicaciones a lo largo de la tarea que debe completarse.
Hazte preguntas. Cuestiona cada detalle del trabajo que estás tratando de simplificar: “¿Por qué es necesaria esta operación?”. “¿Sirve a un propósito útil?”. “¿Dónde, cuándo y quién puede hacerlo eficientemente?”. “¿Se ha estado haciendo algo innecesario?”.
Cuando te preguntes: “¿Por qué es necesario?”, no te conformes con respuestas como: “Es una política”. “Es la manera como lo hemos hecho siempre”. “Porque el gerente así lo quiere”. Averigua la verdadera razón. Con una explicación más lógica, estarás más capacitada para introducir cambios a ciertas disposiciones.
Algunos jefes están convencidos de este razonamiento: entre más difícil de hacer sea una tarea, la persona que la lleva a cabo trabajará más eficientemente. Esto no es simplificación del trabajo, es fomentar la complejidad.
Lógicamente haciendo las pequeñas tareas rutinarias de la manera más simple, con mucha frecuencia te lleva a lograr los grandes propósitos.
