Querida Secretaria:
LOS RESULTADOS DE LAS JUNTAS O REUNIONES
El motivo de las juntas o reuniones es porque surge un problema que atañe a varios y con frecuencia se dificulta llegar a un acuerdo.
Hay toda clase de juntas y reuniones –las de los clubes, de los vecinos, de los estudiantes que trabajan en grupo, etc. Pero las más comunes son las de los ejecutivos. “Se encuentran en una junta”, esta frase la emplean las asistentes como disculpa para no pasarle una llamada a su jefe o como excusa para no alterar su agenda. Aunque el correo electrónico resulta conveniente para enviar copias informativas, el hecho de reunirse sigue siendo un medio para solucionar problemas.
La causa principal de la ineficiencia de las reuniones es el no tener un objetivo bien claro. Todos saben qué es lo que se va a tratar, pero no la decisión que se va a tomar. Habrá discusión, pero va a ser difícil llegar a un acuerdo. Generalmente termina con: “Hay que recabar más información”. Por el contrario, en las reuniones con un objetivo, se plantea qué decisión se va a tomar y no se convoca hasta no contar con la información necesaria. Una reunión bien planeada no debe durar más de 15 minutos.
A veces parece que la reunión se planea para que el jefe se escuche a sí misma; para presentar una serie de detalles inútiles... para dar la impresión de que está pendiente de todo.
Otra causa que hace que las reuniones resulten ineficientes es la forma cómo se llevan a cabo. En la mayoría de los casos no hay una persona que las dirija. La ventaja de tener quién las conduzca es evitar que todos hablen a la vez o que las intervenciones se desvíen del asunto. Éstas son algunas frases peligrosas: “No viene al caso, pero...”. “¿Se han enterado de...?”. Estas interrupciones acortan la reunión o la alargan.
Está comprobado que las decisiones tomadas en grupo generan más errores que las tomadas por una sola persona. Esto resulta por la necesidad de lograr un acuerdo por unanimidad.
También hay que tomar en cuenta el efecto grupo. Es decir, entre más gente hay menos velocidad de reacción. Este comportamiento de grupo se manifiesta en las juntas por los silencios. Como todos guardan silencio parece que todos están de acuerdo. Esta actitud es sobre todo frecuente en las juntas en que los primeros en opinar son los jefes. Así que los que piensan que cuanta más gente esté de acuerdo, hay menos probabilidad de error, habría que responderles que con frecuencia es lo contrario.
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