La empresa Diploma ha reducido en un 35% el tiempo de procesar información gracias al Programa Compite.
EL SIGLO DE TORREÓN
TORREÓN, COAH.- Anabel Flores es la encargada de ventas de Distribuciones de Plomería y Materiales (Diploma) en esta ciudad. Ella diariamente captura, surte y envía los pedidos a clientes, sin embargo, desde que tomó una capacitación hace algunas semanas el proceso de atención a clientes y facturación se ha hecho más rápido, reduciendo en un 35 por ciento el tiempo en procesar la información. Implementado aún los cambios recomendados por el consultor del Comité Nacional de Productividad e Innovación Tecnológica (Compite), José Héctor Coronado Carmona, director general de Diploma, relató la historia de su pequeña empresa familiar, la cual se especializa desde 1990 en proveer materiales de plomería y dar empleo a 16 personas. Con una amplia experiencia dentro del ramo, Coronado Carmona explicó que hace 17 años vio la oportunidad de emprender un negocio propio, comenzando a trabajar como muchos, en la cochera de su casa. A la fecha, el crecimiento de la empresa ha sido importante, sin embargo, con ello comenzaron a detectarse diversos problemas en la administración de la distribuidora. Sin saber el cómo programar el surtido de mercancías y los embarques, así cómo mejorar la atención telefónica de clientes, el director general consideró que era el momento oportuno para ver quién podría darles una orientación al respecto. Muchas puertas se tocaron para pedir información, sin embargo, la casualidad permitió leer un artículo del programa Compite, en el cual señalaba el alto costo que pagan las Pymes por las ineficiencias dentro de la empresa. Para Coronado Carmona el tiempo era vital, por lo que en menos de una semana ya estaban sus empleados tomando el taller de capacitación de este programa, el cual prometía detectar las deficiencias y fortalezas del negocio a través de un diagnóstico.
FALLAS ADMINISTRATIVAS
Al igual que otros negocios comerciales, el diagnóstico aplicado detectó fallas administrativas ante el crecimiento dinámico de la empresa. Angélica Coronado Hernández, asistente administrativo de Diploma indicó que durante la capacitación se detectó que el principal problema que debían atacar era la falta de controles, por lo que manifestó que ?se nos salió de las manos el crecimiento?. Dentro de las recomendaciones sugeridas es la contratación de personal capacitado para atender dichas áreas, ya que en el área de cobranza se tenían cuentas por cobrar, pero por la ausencia de un encargado con experiencia para hacer la programación correspondiente, el negocio no tenía liquidez para cubrir sus compromisos. De igual modo, se sugirió ampliar el conmutador de tres a cinco líneas y tener una contestadora automática, ya que las ventas en su gran mayoría se hacen vía telefónica. La compra de diademas para atender las llamadas y capturar la información en la computadora ha dado un cambio importante a las operaciones de venta de la empresa, subrayó Coronado Carmona. A partir de ahora el uso del papel para tomar los datos del cliente, surtir el pedido y enviarlo, ha sido eliminado casi por completo, enfatizó, ya que el sistema permite captarlo de manera inmediata por el sistema de cómputo. ?Lo más importante es que se ahorra tiempo para atender al cliente?. La asistente de dirección opinó que el mayor beneficio que se ha tenido es ?evitar procedimientos muy largos que se realizaban? al tomar y surtir un pedido. Los cambios también fueron aplicados en el área de almacén, en donde los empleados trabajan en la clasificación de mercancía y en la elaboración de diagramas para encontrar con mayor facilidad cada producto. Angélica Carmona indicó que ?estamos en el proceso de localización de cada uno de los artículos y llevar un control de inventarios?.
PERSONAL CON EXPERIENCIA
Para la empresa Diploma ha sido importante participar dentro del programa Compite, ya que han encontrado que es necesario contratar personal con experiencia, por lo que ya trabajan en la selección de nuevos empleados que ayuden en aplicar controles administrativos, particularmente en la cobranza. Aún cuando detectaron que las ineficiencias en las áreas administrativas le cuestan mucho dinero al negocio, sobre todo al no realizar en tiempo las cuentas por cobrar, para la asistente de dirección un elemento importante fue la motivación que generó en el personal. ?Los empleados vieron que sí se pueden hacer las cosas de manera más eficiente, por lo que salieron del taller muy motivados para trabajar mejor?. Coronado Carmona manifestó que los cambios se van a dar poco a poco en su negocio, por lo que consideró que ?prefiero ir despacito caminando y no corriendo?.
NADA SABEN
Nada saben Coronado Carmona se quejó que los organismos empresariales de la ciudad no proporcionen un buen servicio de orientación a los pequeños empresarios, ya que fue a Canacintra y a Canacoto a quienes se les solicitó información sobre a dónde acudir para obtener una orientación y resolver los problemas del negocio. Aún cuando dijo ser socio de Canacoto, manifestó que no se le dio un buen servicio. ?Les dejamos nuestro nombre y número de teléfono y es hora que aún no nos envían ninguna información?. Consideró que las Cámaras deberían ser el medio mediante el cual se oriente adecuadamente sobre los programas federales o estatales diseñados para Pymes, ya que se desconoce si existen esquemas de apoyo en capacitación o de financiamiento, y es por ello que se acude a ellos, subrayó. Dijo desconocer si contempla o no solicitar el apoyo de otro esquema del Gobierno, ya que opinó que lo importante es concluir con este proceso de capacitación y seguimiento que Compite le está dando hasta el momento.
