Querida Secretaria:
Ésta es una lista de prácticas en la etiqueta del correo electrónico que te permitirá hacer un mejor uso de esta increíble tecnología:
1.- Sé extremadamente cuidadosa al usar ciertas teclas o funciones:
*La opción negritas, la de subrayado y todas las letras en mayúsculas, son equivalentes a gritarle a alguien. La excepción en el uso de mayúsculas es cuando se trata del título del documento.
*La tecla de exclamación es con frecuencia usada para mostrar enojo o frustración.
*La función enviar, a tu lista de contactos, puede ya sea, ahorrar tiempo o saturar el servidor con correos innecesarios.
*La tecla de envío expresa un mensaje sin posibilidad de ser devuelto.
2.- Decide si el correo electrónico es la mejor manera de comunicar un mensaje. Algunas veces es preferible hacerlo por teléfono.
3.- Asegúrate que tu información sea correcta. No olvides que los correos electrónicos pueden ser imprimidos, archivados, distribuidos y transmitidos, llegan a ser documentos permanentes con tu nombre en ellos.
4.- Si estás alterada o emocionalmente perturbada, no envíes un correo electrónico serénate y luego reconsidera tu mensaje.
5.- Revisa con cuidado en cada correo electrónico la ortografía y la redacción correctas.
6.- Procura que tu redacción sea breve y amistosa.
7.- Ten mucho cuidado de no marcar algo como urgente. Emplea esta clasificación cuando realmente lo amerite.
8.- Considera el volumen de correo electrónico que recibe tu receptor antes de incluirlo en tu lista de contactos. También asegúrate si un cc es realmente una copia oculta.
9.- Si te comunicas eventualmente con alguien por correo electrónico, usa vocativo y despedida cumplimentarios.
10.- Si fijas fechas y hora para una cita, asegúrate de darle seguimiento.
11.- Revisa tu correo electrónico dos veces al día o más si recibes varios mensajes a diario. Si no lo puedes hacer, configura el correo para responder automáticamente a los mensajes entrantes mientras estás fuera de la oficina.
12.- El correo electrónico de tu oficina pertenece a tu empresa y ésta se encarga de su pago. No ha sido instalado para usos personales, muchas empresas monitorean los correos electrónicos. Si quieres absoluta privacidad, registra tu propio servicio pagado por ti y con acceso únicamente a tu computadora en casa.
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