Querida Secretaria:
Piensa con cuidado para determinar qué medio es el apropiado para transmitir la información que necesitas comunicar. El correo de voz no debe ser usado como un substituto de la comunicación cara a cara. Asuntos difíciles, discusiones confidenciales y estrategias en la solución de problemas necesitan ser tratados en persona, no por teléfono o correo de voz. Sin embargo, el correo de voz es un medio excelente para bosquejar planes y proporcionar cierta información.
GUÍA PARA EL USO DEL CORREO DE VOZ
1.- Antes de enviar tu mensaje, ten anotados a la mano, los puntos que vas a tratar en tu llamada. Así al localizar a tu destinatario, tendrás los datos que precisas.
2.- Identifícate siempre con tu nombre y el de la empresa. No pienses que tu voz va a ser automáticamente reconocida.
3.- Procura que tus correos sean amistosos, cortos y claros con indicaciones precisas de los pasos y acciones requeridas.
4.- Si tu correo es extenso menciona tu número de teléfono al principio y al final del mensaje.
5.- Procura abreviar tus correos muy largos para evitar que sean retrasados o ignorados por los receptores.
6.- Considera también el número de mensajes que debes enviar a un mismo receptor en un día. Atender el correo de voz durante una o dos horas es agotante; especialmente si se tiene que contestar por medio de llamadas de larga distancia.
7.- Si tienes oportunidad, revisa el correo antes de enviarlo. Al hacerlo puedes mejorar la calidad de tu voz y la precisión de tu mensaje. En la mayoría de los sistemas tienes la ventaja de borrar y cambiar lo que dijiste y cómo lo dijiste.
8.- Nunca envíes un mensaje negativo o grosero, pues no facilitará la comunicación. Además podrá ser escuchado una y otra vez, archivado o compartido en la oficina.
9.- Debido al aspecto poco seguro del correo de voz, es aconsejable tratar la información confidencial por teléfono.
10.- Atiende los correos de voz el mismo día que los recibes, aunque tengas que enviar un mensaje tú también para contestarlo.
11.- Asegúrate de cotejar tus correos de voz cuando menos dos veces al día o más, si recibes información urgente. Si no puedes hacerlo, indica en un mensaje la fecha en que los atenderás.
12.- Empieza tu mensaje a un nivel humano, con un saludo breve y termina con una expresión corta, pero auténtica, de interés y buenos deseos.
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