Querida Secretaria:
Tu supervivencia y éxito dependerán, en gran parte, de tu colaboración en una variedad de frentes, sacando adelante proyectos, agendas, programas elaborados por otras personas.
Prestar un servicio a otros es, en sí, un “soft skill”. Cuando se trata de cumplir con el trabajo, tu atención a los detalles es lo indicado; pero si exageras, hasta cierto punto puede paralizarte. Las personas con tendencias perfeccionistas algunas veces se ven forzadas a dejar fuera algunos detalles. En este mundo con un exceso de información con la que se opera, enfrascarse en detalles es un verdadero problema, cuando al mismo tiempo se nos está pidiendo que tomemos decisiones a la velocidad de la luz.
En caso que se te dificulte asumir una nueva responsabilidad, no digas sí... sin embargo, ten cuidado en cómo decir no. Es tentador aceptar un deber extra cuando alguien a quien quieres complacer –especialmente tu jefe- es quien te lo pide. A pesar de tus buenas intenciones, la nueva tarea requiere de tiempo y recursos que no tienes. Si accedes surge en ti una combinación de temor y resentimiento que te hace lamentar el haber aceptado. La clave para aprender a manejar estos “trabajos extras” es perfeccionar el arte de saber cuándo y cómo decir no. Justamente tan importante como es decir no cuando es necesario, es la manera como se dice. Lo que menos deseas promover, es que se te considere egoísta, poco cooperadora o una “prima donna”. Debes usar toda tu estrategia para disculparte de tal manera que ganes su respeto.
Prometer algo que no se va a cumplir, como fallar en terminar un trabajo en la fecha límite, o no presentar la agenda necesaria en una junta es imperdonable. La costumbre de posponer –dejar para después- levanta críticas, llega a ser un sinónimo de un comportamiento de evasión y de pereza. Este hábito produce toda clase de sorpresas.
Las personas posponen las cosas generalmente cuando no cuentan con los datos requeridos para desarrollar un trabajo. El manejo del tiempo es uno de los más importantes pasos para organizarse. Lo primero es tener un buen sistema de calendario que se utilice tanto en la computadora como en una agenda de escritorio. Segundo, no desestimes la cantidad de tiempo que las tareas requieren. Deja un espacio de tiempo extra para los “¿qué tal si?”. Tercero y último punto: Fragmenta el bosquejo. Algunas veces las personas estructuran un proyecto y calculan el tiempo que requiere su elaboración, en lugar de hacerlo por fracciones. Entre más se divida el proyecto su elaboración será más manejable y se podrá terminar a tiempo.
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