Tener finanzas sanas es sin dunda uno de los requisitos indispensables para el éxito de un negocio, esto implica una serie de decisiones que nos pueden hacer más fácil la vida
Al respecto, César Iván Díaz, ingeniero industrial de profesión, consultor en temas de estrategia y mejora continua, elaboró siete sencillos principios que aquí te presentamos:
La buena mayordomía
El dueño de una empresa debe verse a sí mismo solamente como el administrador o "mayordomo" de la misma, o sea, alguien a quien se le encargó su cuidado y que deberá entregar cuentas al verdadero dueño. La experiencia es que negocios pequeños crecen rápidamente cuando los dueños verdaderamente aplican este principio.
Por ejemplo, si el sueldo delimitado es de 10 mil pesos no deberá disponer ni siquiera de un peso más. No se debe precipitar con cosas muy lujosas (especialmente automóviles de uso personal), sólo porque "hay que impresionar a los clientes con una buena imagen".
Deben ser pacientes y ya habrá tiempo de hacer esos gastos cuando el negocio lo permita.
Debe existir equilibrio entre las entradas y las salidas
Existen solo dos formas importantes de que entre dinero a la empresa: por una aportación de capital (que puede ser de un inversionista, del apoyo de alguna institución o de un préstamo), o por ingresos derivados de las ventas. Dicho sea de paso, estos últimos son los únicos que verdaderamente la hacen rentable y saludable, pues si no hay ingresos por ventas, cualquier aportación de capital será "echar dinero bueno al malo".
Por otra parte, las salidas de dinero se catalogan en costos (compra de materias primas o de los productos que la empresa revende, etc.), gastos de operación (salarios, renta, etc.), inversiones (en maquinaria, en mobiliario, o en publicidad), y por último, utilidades (lo que haya quedado después de todas las demás salidas).
Es primordial respetar esta jerarquía en cuanto a las salidas de dinero, si "tomamos" utilidades y quedamos a deber costos o gastos de operación, solo nos estamos haciendo tontos, pues en realidad no hay tales "utilidades".
La ley de la siembra y la cosecha
Lo que sembremos es lo que habremos de cosechar. Siembre escasamente y cosechará escasamente, siembre con abundancia y cosechará con abundancia. Éste principio guarda mucha relación con los dos anteriores. "Como dueño o administrador usted es ejemplo para sus empleados, proveedores y clientes. Por eso, en la medida de las posibilidades de la empresa, siembre en salarios decorosos; siembre al contratar un empleado más, si la actividad así lo demanda, en vez de "negrear" más al que ya tiene.
"siembre en materias primas de buena calidad y en proveedores confiables (aunque no sean los más baratos), siembre en darle un pequeño extra al cliente, siembre en contratar al menos un poco de publicidad. Siembre en asesorarse por profesionales para tomar decisiones de negocio importantes o mejorar su negocio".
Adquiera sólo aquello que sepa cómo lo va a vender o usar
Tristemente me he encontrado con muchas empresas (principalmente aquellas con poco tiempo de haber iniciado), que se echan a cuestas grandes gastos de operación e invierten fuertemente en mobiliario y equipo, pero que no saben todavía cómo o a través de quién van a vender sus productos.
En un caso extremo es preferible empezar trabajando desde casa con un teléfono celular, consultando la cuenta de correo gratis en un café Internet y con una buena (y aterrizada) idea de negocios, pero enfocándose primero en conseguir clientes y cerrar ventas, que enfocarse en comprometer el capital de la empresa antes de conseguir el primer pedido.
A menos que sea un negocio abierto al público, unas instalaciones bonitas ayudan, pero por sí mismas no consiguen clientes
No adquiera cosas innecesarias "sólo" porque son deducibles de impuestos y porque "tenemos IVA a favor", eso puede que ayude fiscalmente en el corto plazo, pero a la larga es una práctica muy perjudicial.
Una cosa más, evite también el socorrido "hágalo usted mismo" con tal de ahorrar. Recuerde que el objetivo de una empresa es ganar dinero vendiendo sus productos o servicios, no ahorrar en costos y gastos.
O bien vendido o bien podrido
Este es un dicho popular entre los comerciantes de frutas y verduras, y significa que nunca debe "malbaratar" los productos o servicios de su empresa, sólo por vender "aunque sea algo". Si usted no cree en el valor de lo que ofrece, sus clientes tampoco lo harán. Recuerde que de su margen de ganancia es de donde sale para pagar los gastos de operación, para las inversiones en el negocio, y en última instancia, para las utilidades.
Nunca fiar
Una cosa es dar crédito, y otra muy diferente es fiar. Si tenemos la intención de dar crédito a nuestros clientes, antes debemos ver qué tantas posibilidades hay de que no nos paguen (y si la empresa está en posición de asumir ese riesgo).
También se debe contar con alguien que se encargue de la cobranza, dándole "armas" para hacer su trabajo, como pagarés firmados, acuses de recibo, contratos, etcétera (porque es seguro que van a hacer falta). Si no hacemos todo esto, simplemente estamos fiando, y fiar es lo más parecido a regalar nuestro producto o servicio
Tener siempre una reserva de efectivo
Los imprevistos ocurren. Aunque esto varía dependiendo del giro y tamaño de la empresa, en general recomiendo que se procure tener como mínimo el equivalente a tres meses de gastos de operación como reserva de efectivo. "Y por favor, no los guarde "debajo del colchón", pregunte a su banco por algún instrumento de inversión acorde a sus necesidades".
Uno de los beneficios más importantes de aplicar estos siete principios es que están enfocados a proteger el capital de trabajo del negocio, el cual es como "el aceite" que permite al motor de su empresa funcionar bien y generar ingresos por ventas.
