El sitio GoToMeeting.com permite organizar juntas virtuales en las que cada usuario puede participar desde su computadora usando micrófono y audífonos, además de compartir apoyos visuales y documentos. (Archivo)
El uso adecuado de nuevos sistemas puede ayudar a disminuir costos en las empresas.
El sitio GoToMeeting.com permite organizar juntas virtuales en las que cada usuario puede participar desde su computadora usando micrófono y audífonos, además de compartir apoyos visuales y documentos.
Tienes siete personas en una ciudad, siete en otra, y tienes que armar una junta... O peor aún, 5, 5 y 5. ¿Pagas aviones y hoteles... o la haces virtual?
GoToMeeting te permite programar juntas en línea para hasta 15 personas que pueden asistir desde la comodidad de su PC usando un micrófono y unos audífonos. Cuando lo que se necesita no es platicar con quince, sino darle un discurso a mil, también hay una versión para “webinars”, o seminarios Web. Sólo necesitas enviar la invitación por correo electrónico, y al hacer click en la liga incluida los invitados entrarán a tu presentación. El plan mensual cuesta 49 dólares al mes, y el plan anual 468, y en ambos casos tienes derecho a una cantidad de juntas ilimitada. Más información en gotomeeting.com
Si uno de estos planes tipo “buffet” no te convence, y prefieres pagar sólo por lo que consumes, webex.com, de Cisco, ofrece planes de juntas virtuales en los que pagas por persona por minuto, además de planes de juntas ilimitadas com precios que van desde los 39 dólares para individuos, si pagas un año por adelantado.
SharedView, de Microsoft, es una opción más para celebrar tus juntas a distancia. La mala noticia es que tus juntas no podrán incluir a más de 15 personas, pero las noticias buenas son que esta es una descarga gratuita, y que te permitirá compartir y actualizar documentos mientras celebras tu junta virtual.
Vyew.com es otra opción gratuita, en la que puedes celebrar juntas virtuales de hasta cien personas en tu navegador, además de compartir tu escritorio con los asistentes para que puedan ver el material de tu presentación. Sin embargo, Vyew.com por el momento no hace grabaciones de las juntas, así que es importante que no olvides tomar la minuta.
Para ir mas allá del Powerpoint, Adobe Acrobat Connect Pro te permite aderezar tus juntas y cursos virtuales con videos, animaciones, tests interactivos, y pizarrones virtuales. Tiene su precio, ya que necesitarás un diseñador en tu equipo para sacarle todo el provecho a esta herramienta, que cuesta desde 375 dólares por mes, o 32 centavos de dólar por usuario/minuto.
VOZ SOBRE IP
Como con tantas cosas en la vida, la Voz sobre IP tiene una versión fácil, y una versión difícil, pero de uso mucho más rudo.
La muy conocida versión fácil está en servicios como skype.com, que te permite llamar gratis a otros usuarios de Skype, o llamar ilimitadamente a los teléfonos fijos de México, Guadalajara y Monterrey por una cuota mensual de aproximadamente 80 pesos.
Y claro, si no necesitas hablar a teléfonos fijos siempre puedes recurrir a opciones gratuitas de mensajería de voz, como www.Google.com/talk/ o como el Live Messenger de Microsoft.
Para una telefonía IP mucho más profesional y adecuada para el uso en la empresa, puedes recurrir a compañías como Avaya y Nortel (avaya.com.mx y www.nortel.com), para convertir al sistema telefónico de la empresa ya sea a un sistema de IP puro o a un sistema híbrido, donde las llamadas internas de la compañía se hacen sobre la Red.
El precio de la migración a la telefonía IP es muy variable. Pero hablando de pequeñas empresas, el precio de cada teléfono habilitado para esta tecnología ronda los 200 dólares, mientras que el “gateway” (el dispositivo que conecta a tu red IP con las líneas telefónicas convencionales) puede encontrarse desde unos 350 dólares.
Si tienes a tu disposición un par de máquinas de sobra, y trabajar con Linux no te molesta, puedes usar un programa llamado Asterisk para convertir a una computadora en un conmutador/PBX para telefonía IP, y al software Twinkle para poner a un softphone en una computadora con Linux. Ambos programas son gratuitos.
TELEPRESENCIA A TU ALCANCE
Las teleconferencias que te ofrecen Skype, Google Talk o Windows Live Call están bien para platicar con la familia, o con un compañero de equipo... Pero cuando se trata de una entrevista con tu jefe, la negociación de un jugoso contrato o la entrevista de un candidato crucial para tu empresa, necesitas algo más convincente.
Las salas de telepresencia son muy parecidas a las salas de juntas habituales, de no ser por que una mitad de la mesa está, digamos, en Monterrey, mientras que la otra mitad está en la Ciudad de México. Lo que une a ambas mitades generalmente es una ventana compuesta por una serie de pantallas de alta definición. Las compañías que construyen a estas salas normalmente cuidan que la decoración de las dos mitades coincida, de modo que después de unos minutos los participantes, separados por cientos de kilómetros, tienen la ilusión de estar trabajando lado a lado.
Las empresas que sólo necesitan este servicio ocasionalmente, por ejemplo para entrevistar a los candidatos para un puesto importante o para celebrar una junta aislada, pueden rentar una sesión de telepresencia en las instalaciones de una empresa especializada. Para encontrar una sala de telepresencia con la capacidad de “teletransportarte” a otros países en un momento, puedes conectarte a Vitech.com.mx o a www.regus.com.mx, ya que ambas compañías tienen sedes en las ciudades más importantes de la república.
En Vitech, una conferencia entre dos de sus oficinas cuesta 2 mil 300 pesos por hora, y una teleconferencia a Europa sale en poco menos de 8 mil pesos; bastante menos que el viaje redondo.
AHORRA EN SOFTWARE
Ya hay programas “open source” para todo tipo de aplicaciones empresariales, que son cada vez más robustos y con licencias gratuitas (o muy baratas). Aunque tampoco es una solución mágica; la implementación y el mantenimiento siguen requiriendo de inversión.
OpenOffice es uno de los clones de MS Office más populares, ya que la comunidad del software libre le ha estado haciendo mejoras constantes desde su lanzamiento en julio de 2000. Este paquete es compatible con Windows, Linux y MacOS, e incluye herramientas de procesamiento de palabras, hojas de cálculo, presentaciones y gráficos. Puedes descargar este software, con su versión en español, en www.openoffice.org.
¿Por que no pruebas también una opción en línea, gratuita, para manejar tus documentos? Google Docs te permite crear documentos, almacenarlos en línea, compartirlos con tus amigos, y hasta trabajar en la misma página que ellos en proyectos colaborativos. Sus documentos, presentaciones y hojas de cálculo no tienen toda la funcionalidad que encontrarías en MS Office u OpenOffice, pero tienen la ventaja de que estarán siempre contigo, en cualquier lugar donde puedas conseguir una conexión a Internet. Haz la prueba en docs.Google.com
Si sólo necesitas un poco de contabilidad sencilla y en español, puedes conectarte a www.gnucash.org/es para obtener un sistema que quizá sea suficiente para tus necesidades.
Para administrar los recursos de la empresa, es posible obtener en la red, programas de ERP en Linux, como OpenERP, Compiere, y ERP5, entre otros. También está disponible un sistema profesional CRM, llamado vTiger, aunque estos sistemas tienen una curva de aprendizaje algo pronunciada.
SUBCONTRATA EL MAIL
Es muy raro que alguien no tenga un correo electrónico gratuito a estas alturas, si no es que dos o tres: el de yahoo, el de hotmail, el de gmail... Pero estas soluciones a veces no son apropiadas para las empresas: Una dirección del tipo “miEmpresa@hotmail.com” no transmite todo el profesionalismo que uno querría. Sería mucho mejor un correo del tipo “miCorreo@miEmpresa.com”...
Si ya tienes tu dominio puedes recurrir a la magia de Google para asociarlo gratuitamente con tu buzón. Pídele a tu administrador de sistemas que se conecte a www.Google.com/apps/intl/es, donde, si ya tienes un dominio, podrá conectarlo a los servidores de Google para que ellos se encarguen de la administración, y tú simplemente disfrutes de una dirección de correo más profesional, y de unos buzones con más de siete Gigabytes por persona.
¿Y si no tienes dominio? Desde la misma dirección puedes comprar un .com a un precio de 10 dólares por año, para después conectarlo a las herramientas de correo y colaboración. ¡Apresúrate y aparta el nombre de tu empresa antes de que te lo ganen!
Otra opción es Microsoft Office Live, que te ofrece otra alternativa para conectar a tu dominio y tu correo. Aunque su servicio tiene un costo de 14.95 dólares por año, el primer año es gratis, con compra de dominio y todo. Usar este servicio además te da acceso a herramientas de e-comerce y de promociones por e-mail (Aunque a un costo adicional: El envío de 2500 mensajes en un mes tiene un precio de 39.95 dólares. a partir del segundo mes).
