QUERIDA SECRETARIA: CONSEJOS PARA ORGANIZAR TUS CARPETAS Y ARCHIVOS
¿Se has enfrentado en varias ocasiones ante problemas como éstos?
¿Dónde puse el archivo que me enviaron?
¿Cómo se llama "recpro.doc" o "proyrec.doc"?
¿Lo guardé en el escritorio o en alguna carpeta?
Para hacer más fácil y ordenado el manejo de tus archivos toma en cuenta estos puntos:
*No guardes tus archivos en el escritorio (los que se ven en la pantalla), lo único que tienes que ver en pantalla son los iconos de algunos programas instalados y obviamente los predeterminados por Windows como:
Mis documentos: para tener acceso directo a todos tus archivos.
Mi PC: para accesar a las diferentes unidades de almacenamiento de tu computadora como: disco duro, disquetes, CD-ROOM, etc.
Mis sitios de red: muestra las conexiones con otras computadoras de la empresa.
Papelera de reciclaje: almacena los archivos, las carpetas y las páginas web eliminados. Estos elementos permanecen en la papelera hasta que se vacía.
Recomendaciones:
1.- Escribe todo en mayúsculas (esto no es una regla específica).
2.- No utilices acentos y otros signos como: , ; ; = / * ¿ " <>. Porque es posible que otro sistema operativo no pueda reconocerlos.
3.- El nombre del documento no debe exceder los 30 caracteres (no es una regla exacta).
4.- No utilices abreviaciones para nombrar los documentos, es posible que conforme pase el tiempo no te acuerdes qué querías decir con "recpro." y para averiguarlo debas abrir el archivo.
5.- Entre cada palabra puedes usar espacio o guión bajo.
6.- Si tienes documentos que sean sólo imágenes, pero que están asociadas a un determinado documento, crea una carpeta junto a ese documento.
7.- Utiliza nombres lógicos relacionados con el contenido de su documento.
8.- Si tienes algún documento que normalmente debe actualizarse pero que debes renombrarlo para que no se pierda el contenido anterior, la mejor manera de hacerlo es la siguiente:
Otra manera es numerarlos así:
Resumen_v01 resumen_001
Resumen_v02 resumen_002
Escribir uno o dos ceros antes permitirá que siempre estén en orden pues si los nombraras sólo con el número correspondiente la computadora te los ordena de esta manera:
Resumen_1 resumen_2
Resumen_10 resumen 20
9.- Crea tantas carpetas como sea necesario, incluso una dentro de otra.
10.- Además de las carpetas que tengas que crear de acuerdo al trabajo que realizas, te recomendamos que introduzcas estas dos:
*Varios: donde puedas guardar aquellos documentos que no correspondan con el contenido de alguna otra carpeta.
*Temporal: donde guardes los documentos temporales que necesitas borrarlos en poco tiempo.
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