Las prioridades son tareas importantes que tienen fechas límite -generalmente el día de hoy- y éstas deberán ser también importantes para tu jefe y vitales para la atención a clientes, superiores y miembros del equipo.
¿Por qué tenemos dificultad en decidir prioridades correctamente? Estas pueden ser algunas razones para ello:
O Nos falta suficiente información del asunto.
O Hacemos primero lo que nos gusta más.
O Le damos prioridad a las tareas fáciles.
O Nos esperamos hasta el último momento para empezar con los proyectos.
O Dejamos las cosas a medias cuando nos interrumpen.
O Empezamos con las tareas más pequeñas y sencillas antes de las más grandes o complicadas.
O El orden en nuestra selección de tareas está basado en el hábito y no en el pensamiento claro.
Éstas son algunas ideas para señalar las mejores prioridades:
Cada vez que completes una tarea y antes de empezar otra, consulta tu lista maestra y considera estos factores antes de seleccionar la siguiente:
1. ¿Qué tanto tiempo tienes diponible? Si cuentas con tan sólo diez o quince minutos, pueden no ser suficientes para iniciar un trabajo, mejor dedícalos a contestar algunos "e-mails".
2. ¿Cómo está tu ciclo energético? Si estás cansada, será mejor que atiendas otro pendiente.
3. ¿Cómo determinar la prioridad correcta? Urgencia contra importancia.
4. Si tienes una fecha límite, o sea "tan pronto como sea posible" debes preguntar cuándo realmente se necesita, al obtener el dato preciso podrás saber la "urgencia" correcta.
5. Es necesario que sepas por qué una tarea es tan importante. Haz preguntas para normar tu criterio.
ÚLTIMOS CONSEJOS:
O No tomes a la ligera las tareas o proyectos que has emprendido.
O La gente exitosa hace una cosa a la vez.
O Trata de posponer una nueva tarea hasta que no termines la que estás atendiendo o por lo menos hasta que hayas llegado a un punto que puedas continuar.
O Asegúrate de usar un tono cortés cuando hagas alguna requisición para así obtener cooperación.
O Acepta las interrupciones, porque tienen más alta prioridad.
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