¿Se pasa usted el día corriendo de un lado a otro, ocupado con mil y una cosas para finalmente terminar sintiendo que no ha hecho nada productivo, que tendría que haber acabado más cosas y que el día no tiene suficientes horas?
Si este es su caso y quiere administrar mejor su tiempo para ser más productivo, aquí le diré cómo conseguirlo. Para ello hay que tomar en cuenta dos cosas: ser más eficiente, y ser más efectivo.
Para ser más eficiente debemos determinar en qué momentos del día somos más productivos-esos momentos en que estamos muy inspirados, llenos de energía y muy positivos- y que es lo que nos hace perder el tiempo en esos picos de nuestra productividad. Cada uno de nosotros tiene diferentes horarios en los que somos o nos sentimos más productivos.
En mi caso he identificado tres horarios diferentes: por las mañanas de 8 a 12-en ese horario el tiempo vuela y acabo cosas más rápido que en cualquier otro momento del día-, después hay momentos de productividad normal-buena, y ratos en los que me cuesta mucho concentrarme y pierdo el tiempo con cualquier cosa. Finalmente, de 9 a 11 de la noche vuelve de nuevo la productividad.
Sabiendo esto, escribir artículos en los momentos de baja concentración sería una enorme pérdida de tiempo, ya que tardaría mucho más que si lo hago en los ratos donde soy más productivo. Debemos usar nuestro tiempo con inteligencia, hacer el trabajo más importante en el que se requiere mayor concentración en los momentos productivos, dejando el resto de las tareas para los momentos de menor concentración. Eso hace que nuestra productividad aumente y que uno se sienta más satisfecho al ver que hace y acaba más cosas, en lugar de empezar otras y dejar todo a medias.
También es importante identificar de qué manera perdemos el tiempo. Muchas veces programamos tareas o reuniones para una duración determinada y por divagar y ser desordenados, terminamos tratando cosas que no tienen ninguna relación con el tema principal. Hay actividades que con buen control y enfoque, las podemos terminar eficientemente en 30 o 45 minutos y sin darnos cuenta, les invertimos el doble de tiempo y finalmente concretamos poco. Si usted se deja influir por el correo electrónico, las redes sociales y las llamadas telefónicas, sobre todo de su celular, seguramente se sorprenderá el día que mida cuanto tiempo pierde a diario en ello sin justificación.
Además de evitar a los ladrones de tiempo-personas que llegan a "saludar", sin asunto específico y fuera de agenda-, debemos agrupar tareas. Por ejemplo, en lugar de estar revisando de reojo si hay correos nuevos, propóngase hacerlo tres veces al día solamente. Si tiene que salir de su oficina varias veces para algo, organícese y aproveche para hacer todo en una sola salida.
Programe periodos de tiempo ininterrumpidos (sin teléfono, Internet, sin chatear...). Esto funciona muy bien ¡pruébelo!, se convencerá. Si esto le parece difícil hacerlo, empiece con períodos cortos de 15-30 minutos y los va aumentado. Logrará acabar muchas más cosas. Hay que tratar de ser más efectivo, concentrarnos en las cosas importantes, las que nos van a dejar mejores resultados, saber priorizar. Para priorizar hay tres técnicas:
Los cuatro cuadrantes, técnica que describe el libro "Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas" de Stephen Covey. Consiste en agrupar las tareas en uno de estos cuadrantes: importante y urgente, importante y no urgente, no importante y urgente, no importante y no urgente.
Es obvio que primero debemos centrar nuestra atención en el primer cuadrante, las tareas importantes y urgentes. Pero lo más efectivo es encargarse del segundo cuadrante cuanto antes, para que las tareas importantes no lleguen a ser urgentes.
La segunda técnica se basa en la Ley de Pareto del 80/20. El 80% de los mejores resultados provienen de un 20% del trabajo, esta ley no falla. Identifique ese 20% y hágalo primero. Por ejemplo, divida el número de sus tareas del día entre cinco y del número resultante seleccione las que considere de mayor importancia. Por ejemplo, de una lista de 20 tareas, utilizando este sistema, sólo 4 serían las verdaderamente importantes, decida cuales son y encárguese de ellas primero.
La tercera técnica consiste en responder a las siguientes preguntas: ¿Qué es lo más importante que tengo que hacer hoy? Si sólo tuviera que hacer una cosa, ¿Cuál haría?
Todavía falta la parte más importante de todas: querer ser más eficiente y efectivo. Como muchas cosas en la vida, ser más productivo depende de si queremos hacer el intento a pesar de los obstáculos e imprevistos que surjan; cambiar nuestros hábitos diarios no es fácil, pero si intentamos al menos 26 días consecutivos-tiempo que tarda uno en formar un hábito- terminaremos por aprovechar más y mejor ese recurso no renovable llamado tiempo.
No permitamos que el tiempo nos gane por estar mal organizados, evitemos esa sensación de no haber hecho lo suficiente y de haber perdido el tiempo. Las personas a quienes a diario no les rinde el tiempo, terminan por afirmar lo que decía la escritora francesa Elsa Triplet hace un siglo: "La única función del tiempo es consumirse, arde sin dejar cenizas".
