El "e-mail" es una de las formas de comunicación de las que más se abusa en los lugares de trabajo. Es el porqué un buen número de empresas están tratando de restringir su uso.
Muchos piensan que el "e-mail" es una respuesta a todo, es por ello que nuestra comunicación realmente ha decaído. También es una manera más fácil de perder el tiempo bajo el pretexto de hacer algo que valga la pena.
Para ser efectiva necesitas ciertamente tener disciplina cuando se trata del "e-mail", ya que es una relación de gusto y disgusto, nos encanta recibirlos, nos disgusta su contenido. Es como un tobogán emocional, al finalizar el día nos deja exhaustos. Vamos, pues, a tratar de controlarlo.
Estas son algunas estrategias para controlar los correos electrónicos y así reducir el tiempo que les dedicamos; ya que el "e-mail" es uno de los más grandes interruptores en los lugares de trabajo. Convendría, pues, formular un horario para regular su uso. Comenta con las personas que si tienen alguna pregunta o petición que requiera pronta atención, sería mejor que se comunicaran por teléfono.
Si tienes que cotejar tu "e-mail" llegando por la mañana, primero cambia tu pantalla a vista previa para que puedas ver la línea del asunto y las primeras líneas del mensaje. Irte a vista previa te permitirá escanear tus "e-mails" con rapidez y determinar cuáles son los que realmente necesitan ser contestados primero en la mañana. No necesitas leer todo el mensaje para determinar su prioridad.
Actívate y contesta tus mensajes tan pronto como los hayas leído, selecciona los más importantes y archiva el resto. De esta manera tu bandeja de entrada quedará disponible, ya que no debe haber más de un mensaje sin atender en ella. Al terminar de leer un mensaje, procede de inmediato siguiendo una de estas sugerencias: atiéndelo y luego archívalo; paloméalo y luego archívalo para una futura acción; elimínalo, después de haberlo leído.
El "e-mail" toma menos tiempo que el teléfono y puede ser más apropiado en la mayoría de los casos. Si no estás segura de cómo interpretará tu mensaje cierta persona, será mejor que la llames por teléfono. El correo electrónico toma menos tiempo que un telefonema y es más práctico, especialmente cuando estás muy ocupada. Recuerda que el "e-mail" es para información; el teléfono, para discusión.
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