TODA ASISTENTE DEBE SER UNA EXPERTA COMUNICADORA
Te guste o no, tú eres ante todo una comunicadora. Te pasas gran parte de tu tiempo enviando y recibiendo mensajes. ¿Qué tan efectivos son tus mensajes? Para averiguarlo, pon atención a las siguientes recomendaciones:
DA INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS. Di: "Los datos deben estar en mi correo electrónico mañana a mediodía", en lugar de: "Por favor entreguen sus datos lo más pronto posible".
COMUNICA DIRECTAMENTE. Entre más aumente el número de personas involucradas en un intercambio verbal, el promedio de comprensión disminuye. Según los expertos, cuando un mensaje oral pasa a través de tres personas, la tercera recibe tan sólo un 20% de la versión original. Por esta razón siempre trata de transmitir un mensaje oral directamente a cada persona interesada en particular.
DEFINE TUS TÉRMINOS. Hay una enorme diferencia en la manera cómo las personas perciben las ideas.
USA PALABRAS CORTAS, FAMILIARES. No trates de impresionar a la gente con la riqueza de tu vocabulario. Tu meta debe ser obtener resultados, no admiración. Asegúrate de no antagonizar a tu lector o a quien te escucha. Que tu mensaje sea amistoso, interesante y preciso.
LAS COMUNICACIONES DEBEN SER ACEPTADAS.
• SÉ BREVE. No abuses de tus escuchas o tus lectores. Acuérdate del viejo cliché: “La brevedad es el alma de una buena comunicación”.
• SÉ POSITIVA. Evita un acercamiento negativo, si es posible.
• EMPLEA TU BUEN HUMOR, OPORTUNAMENTE. Un mensaje con un toque humorístico es generalmente más efectivo que uno sobrio.
¿CUÁL ES MÁS IMPORTANTE—LA COMUNICACIÓN VERBAL O LA ESCRITA? Los estudios muestran que el 80% de toda la información que le llega al cerebro humano es visual. Lo que ves es lo que obtienes. Así pues, lo que escribes es extremadamente importante. Sin embargo, la falta de claridad en los mensajes verbales causan el 59% de todos los errores y malos entendidos en las comunicaciones. Esto demuestra la importancia de una expresión oral efectiva. En realidad, tanto las comunicaciones escritas como las orales merecen igual atención, ya que no podemos trabajar sin ambas. Y la asistente inteligente que quiere llegar a ser una experta en comunicaciones debe perfeccionar sus habilidades en ambas áreas.
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