Hace una semana comentaba que algunas empresas con visión y capacidad económica -probablemente decir visión y capacidad económica sea un pleonasmo- tienen procesos de reclutamiento de talento para preparar planes de sucesión que eviten las urgencias al momento de que alguna persona clave se retira de la organización. Comentaba también que una gran parte de la habilidad y los conocimientos de la empresa se van junto con quienes se retiran -y ya no regresan-, por lo que es preferible prepararse por anticipado para cuando se vaya el personal experto.
Una gran parte de los problemas de las empresas tienen una raíz común, aunque se muestren en la superficie como falta de trabajo colaborativo, problemas de adaptación ante la innovación tecnológica, dificultades de planeación estratégica, o crisis ante los procesos de cambio, el común denominador es una deficiente administración del conocimiento en la organización.
Las empresas son comunidades de personas que cumplen funciones específicas, orientadas todas hacia propósitos comunes. Las personas que integran las empresas son depositarias de conocimiento adquirido en su formación formal y del conocimiento experto adquirido en el día a día dentro de la empresa. Las personas son los verdaderos dueños de esa experiencia, ese "saber hacer" las cosas dentro de la empresa.
El conocimiento se refleja en los actos de las personas, primero en los actos de aprendizaje, lo que los empleados necesitan saber o aprender para ser efectivos en sus trabajo, y después, en los actos de enseñanza, en como los empleados colaboran en la difusión del conocimiento en la empresa y esto último es casi lo único que la empresa puede retener. Lo que cada persona en una empresa hace, sola o en grupo, para crear conocimiento y aprovechar el que ya existe, es lo que hace posible la innovación.
¿Qué se puede hacer, entonces, para preservar en las empresas ese conocimiento y experiencia adquiridos a través de los años por sus empleados?, ¿Cómo se puede explicar y difundir en la empresa? Son las propias personas que tienen ese activo intangible que se llama conocimiento, quienes tienen la potestad para enseñarlo y aplicarlo adecuadamente. Para "extraer" ese conocimiento, es necesario administrarlo, gestionarlo. Esta extracción dependerá de las circunstancias propias de cada individuo, de su motivación, y de su predisposición a compartir. De ello depende el que todo su potencial intelectual, todo su conocimiento, se ponga al servicio de la empresa.
Es indispensable también que las empresas estén conscientes de quienes tienen los conocimientos y la experiencia críticos para el éxito del negocio. Y no se pueden extraer por decreto, se debe generar un entorno que incentive a compartirlos, que haga posible alinear a las personas con la estrategia de la empresa para crear el compromiso de compartir el capital intelectual.
Tal vez cada uno de nosotros no nos hayamos formulado la pregunta de si sabemos lo que sabemos, o si al menos lo recordamos. Se nos olvidan las cosas, y si eso sucede a nivel personal, a mayor escala, en una empresa el conocimiento no se acumula, se queda enredado en algún lugar y muchas veces se pierde.
En este siglo, el saber de las personas y de las organizaciones se considera vital. Las empresas se están dando cuenta de la importancia de saber qué es lo que saben para hacer el mejor uso de ese conocimiento y experiencia que son un activo muy valioso. El conocimiento y la experiencia siempre han estado presentes en las empresas, pero es hasta ahora que se está reconociendo como algo valioso y se está invirtiendo en su captura, almacenamiento, distribución y aprovechamiento.
El conocimiento en las empresas está formado por verdades, creencias, perspectivas, conceptos, juicios, expectativas y metodologías y es una combinación de información, contexto y experiencia. La importancia creciente de administrar el conocimiento ha dado paso a la Gerencia del Conocimiento, el proceso de administrar continuamente conocimiento de todo tipo para satisfacer necesidades presentes y futuras, para identificar y explotar recursos de conocimiento existentes y adquiridos, para desarrollar nuevas oportunidades.
En la mayoría de las empresas existe poco conocimiento organizacional, sólo unas pocas personas tienen el saber, o se ha creado conocimiento que no ha beneficiado a la totalidad de la organización por lo que las ideas con impacto no se aprovechan al máximo, la información no se usa de forma inteligente y el desarrollo de habilidades se estanca. Las mejores prácticas de gerencia de conocimiento indican que es imprescindible que exista un liderazgo con enfoque hacia la administración de los recursos intangibles, como el conocimiento y la experiencia, para construir la memoria organizacional.
Para poner en marcha este proceso, se deben superar barreras culturales y motivar el deseo de contribuir entre todas las personas de la organización para el mejoramiento del ambiente del aprendizaje, el desarrollo y aprovechamiento del conocimiento y obtener de esta forma, las ventajas de productividad que tiene el hecho de poder administrar el saber que se aplica en lo que se hace.
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