Pida un horario flexible

Hoy la tendencia dentro del mercado global es tener horarios flexibles, sobre todo si se apoyan utilizando la tecnología para el envío de reportes a cualquier hora del día y la entrega de trabajos que requiere el jefe.

Es común un que las personas que realizan trabajos de oficina, no en una línea de producción, enfrenten problemas para llegar o entregar en tiempo sus reportes, presentaciones que se usarán para realizar una operación de venta o negociación. Por lo que la solución para evitar eso es que se apoyen en la tecnología y propongan a su jefe horarios flexibles para tener más tiempo con la familia y no estar pensando en cumplir, primero, con el horario de entrada.

Expertos indican que si su hora de entrada no fuera a las 8 en punto y tuviera horarios más flexibles: a) hubiera podido mandar el informe a tiempo desde asa y no esperar a llegar a la computadora; b) hubiera tenido tiempo de desayunar con la familia; c) hubiera ahorrado el tráfico ya que hubiera salido más tarde de la hora pico; d)… y los beneficios siguen.

Trabajar de manera flexible se ha vuelto una tendencia desde la década de los noventa y los avances tecnológicos han hecho que cada vez sea más común y más sencillo que las personas dejen de asistir ocho horas (por supuesto, a veces más) a una oficina. El trabajo flexible no solamente consiste en trabajar desde casa como comúnmente se ha entendido. Hay distintas formas de flexibilizar el trabajo, como el realizar una tarea entre dos personas y dividirse las horas; la posibilidad de trabajar desde casa o desde cualquier otro lugar; laborar menos de las horas estipuladas (medio tiempo); trabajar muchas horas por pocos días o trabajar cierto número de horas al año, pero que la persona escoja sus horarios, según enlista un documento del gobierno de Gran Bretaña, uno de los países que incluso ha legislado en la materia permitiéndole al empleado pedir horarios flexibles por ley.

Es una forma de trabajar muy cómoda y que aumenta la productividad, sin embargo no es para todos. ¿Por qué? porque simplemente hay trabajos en los que se tiene que estar de manera presencial, por ejemplo, si te desempeñas como recepcionista difícilmente podrás hacer tu trabajo desde casa. Pero más allá de eso, miles de combinaciones son posibles, por lo que si aún tu empresa no ha implementado este tipo de esquemas, si tu puesto te lo permite, no debes dejar pasar la posibilidad de intentarlo. "No debes esperar a que tu jefe te lo proponga porque jamás va a salir de él a menos que el financiero le haya dicho que tiene que buscar cómo ahorrar recursos. Los empleados se tienen que acercar y proponer un plan de trabajo y compromisos con la empresa", explica Cati Cerda, directora de Regus México, una firma que ofrece servicios de oficinas virtuales. La clave es llegar con un plan armado que contenga una serie de metas en las que te comprometas con la empresa y con el equipo.

UN CAMBIO PARA BIEN

Las ventajas son muchas, tanto para el colaborador como para la empresa. Entre éstas se encuentran optimización del tiempo, incremento de productividad, menores emisiones de carbono debido al ahorro en traslados, menor rotación en el trabajo lo que se traduce en menos gastos, mayor compromiso con la compañía y más concentración en los resultados. Además, genera más confianza entre jefe y subordinado y una mejor calidad de vida, lo que se traduce en un mejor balance entre vida personal y trabajo. Muchos beneficios para dejarlo pasar.

Asimismo, esta forma de trabajar permitirá a las empresas atraer el talento de los "millenials", -los recién llegados- aquellos nacidos a partir de 1977 o 1980, debido a que estos jóvenes trabajadores se encuentran ávidos de buscar desafíos y movilidad y piensan en trabajar para varias empresas y no sólo para una, de acuerdo con el Estudio de Saratoga Latinoamérica de PWC.

¿Importa retenerlos a ellos? Sí, porque es esta generación la que está generando un cambio de paradigma en la manera de trabajar en todo el mundo debido a estas características.

Uno de los puntos más importantes para que un esquema laboral de este tipo funcione, es que tanto el jefe como el colaborador tengan claros los objetivos y las metas que se tienen que cumplir, coinciden los especialistas. De lo contrario, será imposible evaluar el desempeño del último. Es decir, ambos deben saber que es necesario terminar tres informes y conseguir a un nuevo cliente en esta semana, no importa si el colaborador sólo se paró una vez a la semana en la oficina, por ejemplo. Si se lograron los objetivos, entonces el esquema está funcionando.

No es necesario que la transición se haga de un día para otro. De hecho, lo recomendable es empezar con pocas tareas o con un día o dos a la semana de trabajo flexible para después aumentar el ritmo según se vayan cumpliendo las metas pactadas desde un inicio.

TODOS GANAN

Tanto el empleado como la empresa gana, independientemente de su tamaño, ya sea pequeñas o grandes corporativos. A la organización le permite retener a gente talentosa, fiel a la empresa, productiva y le evita la rotación de personal. Según datos de Regus, 83% de los encuestados señalaron que elegirían una propuesta de trabajo sobre otra igual si se le ofreciera un esquema de esta naturaleza.

Según esta misma encuesta, 76% señaló que una oferta de trabajo con este tipo de oportunidades hace a los empleados más leales y 67% admite que hubiera permanecido en su último empleo si hubiera tenido la opción de trabajo flexible.

"Como empresa retienes talento, hay gente que no aguanta dos horas de ida y de vuelta y que puede quedarse si existe la posibilidad de trabajar de forma flexible. Si la empresa lo permite habrá un compromiso mayor, ya que es un beneficio que el empleado no quiere perder, por lo que va a concentrarse en dar resultados y en aumentar la productividad", explica Cati Cerda, directora de Regus México. Otro estudio de la misma empresa revela que 78% se considera más productivo bajo este tipo de esquemas. Adicionalmente, este tipo de trabajo se encuentra entre los factores que mejoran la productividad, junto a trabajo en la nube, gestión de conocimiento, mejor comunicación o capacitación.

Además, permite a las compañías reducir el gasto de recursos y de espacio.

Este cambio de esquema de trabajo implica un cambio de perspectiva sobre la manera en la que conocemos el trabajo hoy e influye directamente en el comportamiento de las personas, por lo que para implementarlo, si se quieren obtener los múltiples beneficios que ofrece, es necesario dedicarle tiempo.

"Si tenemos que pasar de aquí yo cubro asistencia y no necesariamente cubro resultados a un esquema de trabajo flexible, es un cambio radical que no se hace de la noche a la mañana", asegura Martín Folino, director de la práctica de talento en la consultoría de servicios financieros de Accenture.

Para medir resultados se necesitan entre 18 y 24 meses, tiempo que a su vez le ayudará al colaborador a interiorizar que su trabajo será por resultados.

"Parece algo sencillo, pero es un cambio cultural tanto por parte de la organización como del individuo", asegura Folino.

Aplícalo y eleva productividad

Un esquema de trabajo flexible debe cubrir estas premisas para que sea existoso:

El equipo debe estar capacitado. Antes de implementar cualquier esquema de este tipo, es necesario que los colaboradores estén capacitados y hayan desarrollado compromiso con la empresa y con su jefe. "Si un líder tiene a esa gente facultada y caminando hacia la dirección correcta, entonces podemos pensar en un modelo virtual de trabajo, porque los integrantes ya tienen las habilidades desarrolladas", sostiene Martín Folino, director de la práctica de talento en la consultoría de servicios financieros de Accenture.

⇒ Lazos fuertes de comunicación. Es necesario tratar de evitar utilizar correos electrónicos para cualquier comunicación. "Levanta el teléfono y resuélvelo en cinco minutos no en una cadena interminable de correos", señala Cati Cerda, directora de Regus México.

⇒ Infraestructura adecuada. El colaborador debe tener equipo para realizar su trabajo fuera de la oficina. Computadora portátil, tablet, teléfono inteligente o el dispositivo que sea necesario. "La organización debe darle las herramientas para estar conectado", asegura Folino.

⇒ Mantener una relación cara a cara. A pesar de que estos esquemas son productivos, el contacto personal es importante para fomentar y conservar la identificación del colaborador con la empresa. "No dejes que sea todos los días y todos los meses, procura mantener las juntas cara a cara una vez a la semana o dos veces al mes, al menos", explica la especialista.

Cuidar las políticas de seguridad. Trabajar a distancia trae también implicaciones con el manejo de datos. "Si el empleado maneja información confidencial, no lo puedo tener trabajando en Starbucks. Debe existir una cultura de protección de la información porque si no se vuelve crítica la situación", explica el especialista de Accenture. Ventajas

Cifras relevantes para su implementación:

⇒ El 83% elegiría un trabajo con flexibilidad sobre uno que no la tiene.

Un 76% piensa que un trabajo flexible hace más leal al trabajador.

El 78% se considera más productivo bajo este tipo de esquema.