LA ASISTENTE ADMINISTRATIVA
La asistente administrativa tiene un pie puesto en la puerta de la gerencia, lo que quiere decir que es un miembro del equipo; o sea, que trabaja con -no para- su jefe y tiene responsabilidades que cumple de manera independiente, aunque no tiene autoridad directa.
LA FUNCIÓN DE LA ASISTENTE ADMINISTRATIVA
Se puede pensar en ella como "una experta en sistemas" que atiende los detalles y los aspectos de rutina de su jefe. En general ella coordina y organiza el trabajo que su jefe genera. Los procesos de "saber cómo" es su punto fuerte.
El jefe estructura un plan y la asistente ejecutiva le da seguimiento; asegurándose que todo vaya en orden. Sabe cuál es su fuerte y demuestra qué hacer en caso que surja un problema. Ella emplea todas sus habilidades y conocimientos especializados que ha adquirido para coordinar las responsabilidades que su jefe ha delegado en ella.
HABILIDADES DE LA ASISTENTE PROFESIONAL
Para ayudar efectivamente a su jefe en el proceso gerencial, la asistente requiere ser capaz de:
Comunicarse en todos los niveles. Excelentes habilidades verbales y escritas son necesarias, ya que ella reúne y pasa la información a los empleados superiores y subordinados. Ella debe saber qué hay que decir y cómo decirlo.
Organizar y planear. Necesita un talento analítico para arreglar y conectar las diferentes partes de su trabajo y determinar cómo lograr los resultados que quiere.
Ser flexible. Debe ser capaz de reconocer las necesidades siempre cambiantes de una situación y redirigir sus esfuerzos para hacer esos cambios.
Orientar a otros. Para guiar y dirigir los esfuerzos de otros, la asistente administrativa debe ganar su cooperación y hacerlos sentir que todos están trabajando para alcanzar una meta común. Esto significa participar -no exigir- ayuda y delegar el trabajo.
Tomar decisiones. La asistente administrativa no acude a su jefe cada vez que hay un problema. Debe tener un amplio conocimiento de su trabajo, así como de su jefe, tener confianza en sus juicios y una disposición para enfrentar un problema con rectitud y actuar de inmediato
Envíanos tus comentarios a: institutomariacristina@prodigy.net.mx
