¿ESTÁS PENDIENTE DE TU JEFE?
Es un deber de toda asistente mantener a su jefe al tanto de los movimientos de la oficina, ponerlo al corriente de ciertos acontecimientos y prevenirlo de un problema inminente. Pero se requiere de muy buen criterio y discreción para cumplir con estas responsabilidades sin levantar resentimientos y ganar la reputación de "espía de la oficina". Aquí están algunas sugerencias para mantener a tu jefe informado usando tu influencia constructivamente:
ESTABLECE REGLAS
Siempre analiza la situación en términos del interés de tu jefe. Para ello necesitas conocerlo bien y reconocer sus prioridades. De esta manera podrás pensar como él y basar tu juicio de las cosas en lo que es importante para él.
Cuando hay que decidir qué asuntos debes consultar con tu jefe y cuáles atender tú misma independientemente, recuerda que su agenda de trabajo es más complicada que la tuya. Asegúrate de contar con los datos necesarios con explicaciones precisas de los asuntos que vas a resolver con tu jefe.
EVALÚA LA INFORMACIÓN
No sobrestimes la influencia que tienes debido a tu posición. Date cuenta que con frecuencia se te considera con mucho ascendiente sobre tu jefe. Antes de dar tu apoyo a ciertas propuestas verifica los motivos que las respaldan. Muchas veces las personas que desean que tu jefe escuche o apruebe sus asuntos o sugerencias, discuten los detalles de la situación con las asistentes con la esperanza que ellas pasen la información a los jefes bajo una luz favorable.
SÉ OBJETIVA
Si el supervisar a otras secretarias es parte de tu trabajo, no tengas preferidas, pues esto enturbia tu buen juicio. Por ejemplo, si supervisas el trabajo de una compañera que no te simpatiza, haz un esfuerzo para reconocer sus buenos puntos y si su trabajo es aceptable, pasa por alto su personalidad. Pero si alguien continuamente descuida sus tareas, es tu responsabilidad notificarlo a tu jefe. El mismo principio se aplica a otras decisiones que tomes-nunca actúes pensando en tu propia conveniencia.
DALE TIEMPO A TU JEFE PARA PENSAR
Si hay algún asunto que tu jefe debe estar enterado antes de tomar alguna decisión, asegúrate que tenga la información necesaria con anticipación a la fecha que se espera su respuesta.
Siempre que se le cite para una junta, procura que conozca la agenda de asuntos que se van a discutir para que se prepare para su participación.
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