Distribución. Los documentos del Archivo se resguardan.
La Administración municipal cuenta con tres tipos de archivos, los cuales dependiendo de su antigüedad e importancia, pueden ser enviados al archivo histórico en donde permanecerán por siempre y no podrán ser destruidos.
El primero de los archivos, y en el cual deben participar todas las áreas que integran el ayuntamiento de Torreón, es el llamado Archivo de Concentración, el cual está integrado por aquellos documentos de asuntos que ya fueron resueltos o cerrados.
Rodolfo Estrada Cárdenas, director del Archivo Municipal, explica que todos los documentos que se expiden al interior del ayuntamiento, o bien, por un particular hacia la Administración, son archivos públicos, que en tanto no se atiendan o se mantengan "vivos" o en circulación, se les nombran archivos de Gestión y Trámite, los cuales permanecerán en cada una de las áreas correspondientes.
"Entonces la Administración, puede tener un asunto que lo puede resolver en meses o años, mientras el asunto no esté resuelto, los documentos están en las áreas responsables, y siguen perteneciendo a Gestión y Trámite.", explicó el funcionario.
Por Ley, cada dependencia municipal debe hacer entrega de los documentos que se enviarán al Archivo de Concentración a final del año, para lo cual el responsable del área de archivo de cada una de las áreas, deberá ser capacitado por el Archivo Municipal, a fin de cumplir una seria de especificaciones.
Actualmente, personal del Archivo se encuentra en espera de dicha entrega, la cual se hace en los meses de noviembre y diciembre, pero se puede extender hasta principios de enero.
Estrada explicó que de acuerdo a la naturaleza del documento, la ley de Archivos Municipal indica cuánto tiempo debe resguardarse los archivos.
