¿QUÉ ES UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO?
Más y más empresas están creando la posición de Asistente Administrativo y, sin duda, es una promoción lógica para las secretarias o secretarios que han sobresalido en sus puestos.
¿Qué es pues lo que este título representa? ¿Dónde se acomoda en la jerarquía corporativa? ¿En qué difieren las funciones de un Asistente Administrativo de las de una secretaria?
Las respuestas a estas preguntas están en la siguiente descripción del puesto: las responsabilidades que asume y las cualidades que necesita.
EL ESTATUS DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Un Asistente Administrativo tiene puesto un pie en el umbral de la gerencia. Él o ella son un ayudante en el equipo gerencial- trabaja "con"-y no "para"-su jefe, y tiene responsabilidades que atiende independientemente, aunque no cuenta con autoridad directa.
LA FUNCIÓN DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Piensa en el Asistente Administrativo como un "experto en sistemas", quien maneja los aspectos detallados y de rutina del trabajo de su jefe. En general, coordina y organiza las tareas que su jefe genera.
Un gerente estructura un programa de trabajo y un Asistente mantiene un control de las operaciones y se asegura que todo vaya según lo planeado. ¿Son los gastos acordes al presupuesto establecido? ¿Se están logrando los resultados deseados? Estas preguntas son un ejemplo de la clase de datos que le conciernen al Asistente Administrativo, y debe mantener informado a su jefe de lo ejecutado.
LAS HABILIDADES PROFESIONALES DE LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS
Para participar efectivamente en el proceso gerencial, un Asistente Administrativo necesita dominar y cubrir los criterios de un buen gerente. Debe ser capaz de:
COMUNICARSE EN TODOS LOS NIVELES. No tan sólo debe saber lo que hay que decir, sino cómo decirlo.
GUIAR A OTROS. Para guiar y dirigir los esfuerzos de otros, debe ganarse su cooperación y hacerlos sentir que todos están trabajando hacia una meta común.
TOMAR DECISIONES. Debe tener un completo conocimiento de su trabajo, así como del de su jefe, confianza propia en su buen juicio.
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