"Si quieres que algo se lleve a cabo, encárgaselo al más ocupado". Robert C. Pozen es un alto ejecutivo veterano en dos grandes empresas, autor de libros, abogado, oficial de gobierno, profesor de leyes y de negocios. Con frecuencia ha desempeñado simultáneamente algunas de las actividades anteriormente enumeradas. Sin embargo, con todas sus ocupaciones diarias, nunca se le ve ni él se siente agobiado, exhausto y sin siquiera da la apariencia de estar muy ocupado. A través de los años Robert ha identificado algunas prácticas y principios personales para maximizar su productividad personal sin sacrificar su salud ni su vida familiar.
Conocer tus ventajas comparativas. No podemos ser capaces para todo, debemos enfocarnos en lo que mejor sabemos hacer. Como ejecutivos o empleados en las empresas es recomendable identificar lo que la organización necesita más de nosotros y cuáles son las funciones y responsabilidades que solamente nosotros podemos realizar con excelencia y cuáles son las que debemos dejar para que otros compañeros las desarrollen. Cómo ejemplo, aunque seamos excelentes en el área de las finanzas y muy sólidos en mercadotecnia, si la empresa tiene suficientes buenos financieros, pero está débil en mercadotecnia, la prioridad más alta para nosotros y la más útil para la empresa, consiste en dedicarnos a esa área. No sólo debemos saber en qué somos mejores, debemos estar atentos y determinar la manera en que podemos ser más útiles en nuestro trabajo.
Lo importante no es que tanto tiempo nos dedicamos a hacer algo, sino los resultados que producimos. Los ejecutivos y profesionistas le dedican mucho tiempo a su trabajo. Es obvio que en una situación de crisis se requiere trabajar hasta altas horas de la noche, pero muchas veces la ambición nos hace trabajar todos los días hasta muy tarde. Esta tendencia se basa en la creencia de que entre más horas le dediquemos al trabajo, más valor le agregamos al mismo. El éxito se mide por el resultado, no por el número de horas dedicadas a lograrlo.
Trabajar con la mira en los resultados más que en el tiempo dedicado al trabajo tiene el beneficio adicional de permitirnos un mejor balance entre la familia y el trabajo.
Primero pensar, y luego leer o escribir. Mucha gente se siente abrumada por el volumen tan grande de documentos por leer o por escribir en su trabajo. Por lo general no nos damos cuenta de que la clave para leer o escribir con más eficiencia, consiste en pensar por adelantado en lo que vamos a leer o escribir. Tendemos a actuar de inmediato sin ponernos a pensar de qué manera podemos hacer mejor lo que vamos a hacer. Para escribir un memorándum u otro escrito de trabajo, lo recomendable es hacer un resumen conciso con cuatro o cinco puntos clave y luego extendernos un poco en cada uno de ellos.
En cuanto a la lectura, siempre es conveniente tomar un curso de lectura y comprensión rápida, eso facilita nuestro trabajo diario de lectura de información.
Prepare su plan de trabajo, pero esté preparado para cambiarlo si es necesario. Al final de cada día de trabajo, prepare una lista de los principales objetivos del día siguiente, una lista de lo que tiene que hacer con prioridades de acuerdo a su importancia. En ocasiones alguna junta se cancela o alguna visita cambia el día y debemos revisar la lista de prioridades y ajustarla a los cambios de última hora. Si llenamos nuestra agenda diaria con juntas y llamadas por teléfono, estaremos dejando muy poco espacio para acomodar los eventos no esperados. Se debe dejar al menos una hora sin programar, con toda seguridad habrá algo que hacer.
Muchos ejecutivos deben hablar ante varios grupos dentro de sus actividades diarias. Hablar es muy diferente de escribir algo. Cuando hablamos ante un grupo de personas, necesitamos argumentos claros y conectarnos con la audiencia. Para prepararnos para interesar a quienes escuchan lo que decimos, debemos identificar los cuatro o cinco conceptos que queremos transmitirles y también cómo vamos a concluir. También se recomienda llegar un poco antes de la hora señalada y charlar con algunos de los que escucharán lo que diremos para detectar la predisposición de la gente a lo que vamos a decir y lograr de esa forma una buena química con el auditorio.
Dejar a los demás oportunidad de que aporten. Debemos ser flexibles y escuchar a los empleados, evitar en lo posible ser demasiado precisos en lo que les solicitamos, dejando espacio para que aporten y que no sientan que ya todo está decidido y determinado de antemano.
Ejercicio. La clave del ejercicio es hacerlo. Trotar, andar en bicicleta, nadar, jugar algún deporte. En los viajes es difícil ejercitarse por tener programas de trabajo extenuantes o porque las instalaciones de los hoteles no son las adecuadas. Sin embargo, cuando viajamos, es cuando más se requiere hacer ejercicio, eso mejora el sueño, la digestión y elimina el estrés.
Comer de manera saludable. Aquí tiene usted tres consejos para evitar aumentar de peso: Coma de manera regular los alimentos que acostumbra en su desayuno (aun cuando viaje o cuando acuda a desayunos de trabajo) Evite los postres en la comida o cena. Limite la ingesta de bebidas alcohólicas a una o dos copas de vino.
Dormir. Muchos ejecutivos alardean de que ellos sólo necesitan cuatro o cinco horas de sueño, pero con seguridad, si duermen solamente esas horas que dicen, su agudeza mental no es la más alta que pudieran tener. Siete u ocho horas de sueño y, de ser posible, una breve siesta durante el día, sin lugar a dudas harán nuestras horas de trabajo mucho más productivas.
Aplique estos principios para ser productivo en extremo como Robert C. Pozen y además mantenga un buen equilibrio entre trabajo y familia, durmiendo bien y comiendo saludable.
