Facturación electrónica

Los asuntos relacionados con la facturación electrónica son un tema recurrente para muchos profesionistas que trabajan por su cuenta (freelance) o bien que tienen un negocio, y aunque la utilización de este esquema no es nueva, sino que ha ido introduciendo, paulatinamente, no pocos se sienten abrumados con toda la información que hay al respecto. Es por eso que hacemos una recopilación de cosas que pueden ayudar a entender mejor el proceso y cumplir con las obligaciones fiscales de un modo más sencillo.

Las últimas décadas tienen algo en común: el constante cambio. Hemos experimentado un sinnúmero de transformaciones tecnológicas, especialmente el surgimiento del internet, que ha simplificado un gran número de procesos con los que nosotros crecimos y que las nuevas generaciones no podrían entender, como por ejemplo el tener que esperar a que un banco abriera para poder realizar única y exclusivamente en ventanilla cualquier tipo de operación financiera, como disponer de nuestro dinero cuando lo necesitábamos.

Como podemos ver las finanzas, no están exentas del desarrollo tecnológico y basta entrar en las actuales plataformas de los servicios tributarios de los diferentes países y del nuestro para darnos cuenta de que aunque lento para el gusto de algunos, la transición digital se va dando de manera gradual.

Un ejemplo del ello es la factura electrónica, cuya función es optimizar la comprobación de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor y al obligado receptor, y por ende hacer más eficiente la recaudación.

La factura electrónica es la versión digital de las facturas tradicionales, las cuales describen el costo de un producto o servicio y desglosan los impuestos que se deben de pagar o retener. Por su propia naturaleza, estas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.

En nuestro país a partir de 2004 la factura electrónica fue avalada por el servicio de administración tributaria SAT en el anexo 20 de la miscelánea fiscal referente a los comprobantes fiscales digitales. En dicho apartado se establecieron todos los fundamentos legales y técnicos para cualquier persona moral o física que desee emitir comprobantes fiscales digitales.

Las generalidades sobre la entrada en vigor de la obligatoriedad de la factura electrónica fueron abordadas en la edición número 238 de Siglo Nuevo, sin embargo, es en la práctica donde todavía a muchos contribuyentes se les hace bolas el engrudo, por decirlo coloquialmente, y aunque el uso de este esquema supone una simplificación del proceso también para ellos, muchas veces piensan que es muy complicado y prefieren dejarlo todo en manos de terceros.

Este artículo busca despejar algunas de las dudas más comunes que los contribuyentes tienen con respecto a la facturación electrónica.

Las personas morales y físicas pueden emitir sus facturas electrónicas mediante el portal del SAT (www.siat.sat.gob.mx), para ello deben tener a la mano sus contraseñas y llaves tramitadas en las oficinas de la dependencia. Otra manera de obtener este documento digital es mediante las diferentes empresas autorizadas por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (CHCP) para vender o facilitar folios de facturas.

¿QUÉ ES UNA FACTURA ELECTRÓNICA?

Una factura es un documento que detalla el costo de los servicios proporcionados por una persona física o moral, y que desglosa los impuestos que le corresponde pagar. Anteriormente se hacía en papel y requería un proceso algo complejo y tedioso; sin embargo, a partir del 1 de enero de 2014 el gobierno federal volvió obligatorio el uso de la factura electrónica para todos los contribuyentes.

Así, la factura electrónica (CFDI) es la versión digital de las facturas en papel y es legalmente equivalente a estas. Se presenta principalmente en dos formatos: XML (el que tiene validez oficial, pero no es entendible a primera vista) y PDF (la versión gráfica que suelen guardar las personas y empresas para imprimir y llevar un registro, y que no permite hacer modificaciones). Existen otros formatos menos utilizados, como .jpg, .doc, .txt y .gif.

Para que una factura electrónica tenga validez legal debe contener la Firma Electrónica Avanzada (Fiel), una especie de garantía de identidad que permite a todos los contribuyentes realizar transacciones electrónicas. Para obtenerla el contribuyente debe acercarse a las oficinas del SAT que le corresponden para enterarse de los requisitos y horarios para tramitarla o en la página de la dependencia: (http://citas.sat.gob.mx/citast/home.aspx).

Una vez que cuente con su FIEL, será necesario que tramite un Certificado de Sello Digital (CSD), que se utiliza exclusivamente en la expedición de facturas electrónicas para acreditar la autoría de las mismas (a diferencia de la FIEL, que también se utiliza en otros trámites y servicios tributarios).

PARA PRINCIPIANTES

Si es la primera vez que se factura en línea se deberán seguri los siguientes pasos:

1. Inscribirse al RFC con la CURP en la página sat.gob.mx.

2. En este mismo sitio, darse de alta en un régimen fiscal.

3. Utilizar el servicio de facturación electrónica gratuito del SAT o acudir a un proveedor autorizado que ofrezca un programa de facturación electrónica más completo.

Hay que recordar que es obligación de los emisores de entregar en físico una copia de la representación de las facturas electrónicas (PDF) y de enviar los formatos al correo que le señale el cliente (PDF y XML).

¿Qué hacer si se tiene duda de la autenticidad de un CFDI? Comprobar la validez de este es muy fácil de verificar en el siguiente enlace: https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/ donde se deberá teclear el folio fiscal del comprobante digital, el RFC del emisor y receptor, validar que no se es una máquina mediante una imagen de verificación (captcha) y listo, puede constatar si el comprobante está activo o inactivo para así poder hacer reclamaciones posteriores.

UNA HISTORIA DE RESISTENCIA AL CAMBIO

La transición a la facturación digital ha sido paulatina; al 2014 se habían realizado nueve mil millones de transacciones electrónicas y estos números han ido en aumento ya que cada vez más contribuyentes se integran a la facturación a través de los comprobantes digitales por internet.

En 2004 inicia el proceso de implementación oficial de CFD como documento tributario. Después, en 2005. La facturación electrónica se implementa utilizando el esquema 1.0 y se realizan 139 mil 509 transacciones de acuerdo con la Asociacion Mexicana de Proveedores Autorizados de Certificación (AMEXIPAC). En 2009 cobra fuerza y los contribuyentes tienen opción de realizar el proceso de emisión de sus documentos tributarios personalmente o a través de un agente del SAT.

En 2010 se anuncia la creación del CFDI y la implementación de los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC). Para 2011 la facturación electrónica se vuelve obligatoria para quienes facturan más de cuatro millones anuales utilizando tanto el CFD como el CFDI y quienes facturan menos que la cantidad indicada tienen la opción de utilizar el Código de Barras Bidimensional.

Posteriormente, en 2014 la facturación electrónica se vuelve obligatoria para los contribuyentesque ganan más de 250 mil pesos al año. Además, las nominas se cambian a este formato de manera obligatoria.

NO HA TERMINADO

La idea de este cambio paulatino es llegar a tener toda la contabilidad de manera electrónica para poder hacer más eficiente la recaudación y ejecución de los impuestos. Además de proveer de datos confiables sobre la actividad económica del país, muchas veces parece que los pasos son muy lentos pero en un país como el nuestro donde la informalidad es el pan de cada día lo que se ha logrado es muy importante, aunque en el tintero quedan muchas cosas por hacer en esta materia.

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