MANEJO DE ARCHIVOS CONFIDENCIALES
¿Qué debería hacer una asistente cuando el Presidente de la empresa se presenta en su oficina, en ausencia de su jefe, a consultar sus archivos particulares?
Su jefe, el gerente de ventas de la empresa, le ha dicho que nadie debe tener acceso a sus archivos, ya que además de contener información sobre las ventas, también se tienen datos confidenciales de los vendedores.
Ella no ha comentado con su jefe sobre estas incursiones porque "no quería crear un problema". Pero últimamente se ha dado cuenta que esta situación se presenta con más frecuencia.
Nuestro comentario es el siguiente: Bajo ninguna circunstancia debe pasar por alto estas acciones. Debe hablar con su jefe acerca del asunto y dejar que él tome una decisión. Ciertamente su jefe y el presidente tratan juntos muchas cuestiones confidenciales. Ambos están interesados en el progreso de la compañía y por supuesto el presidente respeta esta discreción.
Claro que ella podría haberse ahorrado este conflicto si se hubiera asegurado de lo siguiente: Si la orden de su jefe excluía al presidente o a algún otro alto ejecutivo de la prohibición de consultar esos expedientes.
Hay otra actuación que ella podía haber intentado, el ofrecerse a obtener la información que el presidente buscaba. Este gesto diplomático pudo haber solucionado el problema de una manera muy conveniente.
Es su deber, como asistente, darle una explicación completa de lo sucedido. Es casi probable que el jefe haya sido demasiado estricto en sus instrucciones y que los archivos contengan en su totalidad datos que el presidente ya conozca.
Pero, sin embargo, si el jefe se muestra firme en su decisión de conservar cierta información estrictamente para sí mismo, su asistente debería ofrecerse a mantener por separado un archivo confidencial bajo llave. El jefe tendría una llave y en caso de que ella tuviera una copia, nadie debía de saberlo.
Muchos jefes dan por un hecho contar con la discreción de sus asistentes y por lo tanto no creen necesario especificar los casos que requieren confidencialidad.
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